]>

ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ของโปรแกรมกรีนสโตนเป็นเครื่องมือสำหรับการรวบรวมเอกสาร การเพิ่มเมทาดาทา และการสร้างคอลเลกชันห้องสมุดดิจิทัล ส่วนติดต่อนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานของซอฟท์แวร์ห้องสมุดดิจิทัลกรีนสโตนได้จากส่วนติดต่อผู้ใช้แบบชี้แล้วคลิกในรูปแบบกราฟิก

ส่วนนี้จะแสดงข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการโต้ตอบกับส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ ถ้าคุณคุ้นเคยกับโปรแกรมเช่น Internet Explorer หรือ Microsoft Office และรู้สึกสะดวกที่จะใช้การคลิกเมาส์และเมนู ให้ข้ามไปที่ ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์มีลักษณะการทำงานเป็นไปตามแบบแผนของไมโครซอฟท์วินโดส์ และอยู่บนพื้นฐานของความรู้ทั่วไปของวินโดส์ ส่วนใดๆ ของหน้าจอที่คุณโต้ตอบด้วย เช่น ปุ่มหรือเขตข้อมูลข้อความ จะถูกเรียกว่า "ตัวควบคุม" ภายในช่วงเวลาที่กำหนด ตัวควบคุมซึ่งในที่นี้เรียกว่า "โฟกัส" จะถูกเน้นและตอบสนองต่อแป้นพิมพ์ ตัวควบคุมหลายตัวอนุญาตให้คุณเลือกส่วนต่างๆ ที่ถูกเน้นด้วยสีน้ำเงินเข้มได้ ในขณะที่ตัวควบคุมบางตัวจะเป็นสีเทาจางๆ เพื่อบ่งชี้ว่าถูกปิดการใช้งานอยู่ คุณสามารถเลื่อนเมาส์ และคลิกซ้ายหรือคลิกขวาที่เมาส์ได้ตามปกติ คอมโพเนนต์จำนวนมากยังคงอนุญาตให้คุณ"ลาก"คอมโพเนนต์เหล่านั้นได้ ด้วยการคลิกและกดปุ่มเมาส์ซ้ายค้างไว้ จากนั้นให้ย้ายคอมโพเนนต์ด้วยเมาส์ และ"ปล่อย" คอมโพเนนต์เหล่านั้นลงที่ใดก็ได้ด้วยการปล่อยปุ่มที่กดค้างไว้ เป้าหมายการปล่อยที่เป็นไปได้จะปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฎเมื่อคอมโพเนนต์ผ่านเหนือเป้าหมาย คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์เพื่อพิมพ์ลงในเขตข้อมูลข้อความได้ [Tab] จะปรับเปลี่ยนโฟกัสระหว่างเขตข้อมูลข้อความหลายเขตข้อมูล ออกจากโปรแกรมส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์โดยเลือก "ออกจากระบบ" ที่เมนู "แฟ้ม" คอลเลกชันของคุณจะถูกบันทึกก่อนออกจากโปรแกรม

กรุณาอย่าอ่านข้อความวิธีใช้นี้ทั้งหมด เพียงอ่านเพื่อศึกษาว่าจะเรียกใช้วิธีใช้ได้อย่างไรเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้จริงๆ การคลิกไอคอน "วิธีใช้" ในบริบทต่างๆ จะเป็นการแสดงข้อความวิธีใช้ที่เกี่ยวข้องขึ้นมาบนหน้าจอ หรือเป็นการทำเครื่องหมายที่หัวเรื่องวิธีใช้ที่เกี่ยวข้องด้วยไอคอนเครื่องหมายคำถาม สำหรับตัวควบคุมที่มีจำนวนมาก ถ้าคุณวางเมาส์ไว้เหนือตัวควบคุม "เคล็ดลับเครื่องมือ" จะปรากฎขึ้นเพื่อแสดงหน้าที่การทำงานของตัวควบคุมนั้น ก่อนใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ ให้อ่านเอกสารประกอบการใช้งานโปรแกรมกรีนสโตนเสียก่อน

ส่วนนี้จะครอบคลุมถึงวิธีการสร้าง โหลด บันทึก และลบคอลเลกชัน

เมื่อต้องการสร้างคอลเลกชันใหม่ ให้เปิดเมนู "แฟ้ม" และเลือก "สร้างใหม่" คุณจำเป็นต้องใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลต่างๆ -- แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงค่าเหล่านั้นในมุมมอง "รูปแบบ" ได้ในภายหลังถ้าคุณต้องการ "ชื่อคอลเลกชัน" เป็นข้อความที่แสดงอยู่บริเวณส่วนบนสุดของหน้าแรกของคอลเลกชัน ซึ่งจะมีความยาวเท่าใดก็ได้ "คำอธิบายเนื้อหา" ควรอธิบายเนื้อหาเกี่ยวกับคอลเลกชันนั้นอย่างละเอียดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้ใช้แป้น [Enter] เพื่อแบ่งเนื้อหาเป็นย่อหน้า ท้ายสุดนี้ คุณจะต้องระบุว่า ต้องการให้คอลเลกชันใหม่จะมีรูปร่างลักษณะและชุดเมทาดาทาเหมือนกับคอลเลกชันที่มีอยู่หรือไม่ หรือ ต้องการเริ่ม "คอลเลกชันใหม่" ตามค่าเริ่มต้น คอลเลกชันที่สร้างใหม่ตามค่าเริ่มต้นจะมีการกำหนดค่ามาตรฐาน และใช้ชุดเมทาดาทาในรูปแบบของดับลินคอร์ โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงค่าเหล่านี้ได้ในภายหลัง คลิก "ตกลง" เพื่อสร้างคอลเลกชัน การคลิก "ยกเลิก" จะพาคุณกลับไปยังหน้าจอหลักทันที

บันทึกงานของคุณอย่างสม่ำเสมอด้วยการเปิดเมนู "แฟ้ม" และเลือก "บันทึก" การบันทึกคอลเลกชันไม่เหมือนกับการเตรียมคอลเลกชันเพื่อใช้งานได้ทันทีในโปรแกรมกรีนสโตน (ดูที่ ) ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะช่วยปกป้องงานของคุณด้วยการบันทึกงานเมื่อใดก็ตามที่คุณออกจากโปรแกรมหรือโหลดคอลเลกชันอื่น คอลเลกชันจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์ "collect" ของส่วนการติดตั้งโปรแกรมกรีนสโตน โดยจะใช้ชื่อสั้นๆ ตามชื่อของคอลเลกชัน เอกสารต่างๆ จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ย่อย"import" และเมทาดาทาจะถูกบันทึกลงในแฟ้ม "metadata.xml" ภายในโฟลเดอร์นี้ ข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดค่าจะถูกบันทึกลงในแฟ้ม "collect.cfg" ภายในโฟลเดอร์ย่อย "etc" ข้อมูลบางอย่างจะถูกบันทึกลงในแฟ้มที่มีการกำหนดชื่อสำหรับคอลเลกชันนั้น และมีนามสกุลแฟ้มเป็น ".col"

เมื่อต้องการเปิดคอลเลกชันที่มีอยู่ ให้เลือก "เปิด" จากเมนู "แฟ้ม" เพื่อให้ได้พร้อมท์ "เปิดคอลเลกชัน" รายการคอลเลกชันในโปรแกรมกรีนสโตนของคุณจะปรากฎขึ้น เลือกคอลเลกชันที่ต้องการขึ้นมาหนึ่งคอลเลกชันเพื่อดูคำอธิบาย และคลิก "เปิด" เพื่อโหลดคอลเลกชันขึ้นมา ในกรณีที่มีการเรียกใช้งานโปรแกรมส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ของโปรแกรมกรีนสโตนมากกว่าหนึ่งโปรแกรมในเวลาเดียวกัน ไดเรกทอรีที่เกี่ยวข้องจะถูก "ล็อก" เพื่อป้องกันการรบกวนกัน ในการเปิดคอลเลกชัน แฟ้มล็อกชั่วคราวขนาดเล็กจะถูกสร้างขึ้นในโฟลเดอร์ของคอลเลกชัน ก่อนทำการเปิดคอลเลกชัน ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะดำเนินการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีแฟ้มล็อกที่ปรากฏอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม หากคุณออกจากส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ก่อนถึงเวลาอันควร ในบางครั้งแฟ้มล็อกอาจจะยังคงปรากฎอยู่ เมื่อคุณเปิดคอลเลกชันเดิม ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะถามว่า คุณต้องการ "ขโมย" การควบคุมคอลเลกชันหรือไม่ ให้คุณทำเช่นนั้นได้อย่างสบายใจ นอกเสียจากคุณคิดว่ามีใครบางคนกำลังทำงานบนคอลเลกชันเดียวกันอยู่ เมื่อคุณเปิดคอลเลกชันที่ไม่ได้สร้างจากส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ ระบบจะกำหนดใช้ชุดเมทาดาทารูปแบบดับลินคอร์ให้กับคอลเลกชันนั้น และเมทาดาทาที่มีอยู่จะถูกนำเข้าในรูปแบบเดิมเมื่อคุณลากแฟ้มที่มีเมทาดาทาอยู่แล้วเข้ามา ได้มีการอธิบายกระบวนการนี้ไว้ในส่วน

เมื่อต้องการลบคอลเลกชันออกจากการติดตั้งโปรแกรมกรีนสโตนของคุณอย่างถาวร ให้เลือก "ลบ…" จากเมนู "แฟ้ม" รายการคอลเลกชันของคุณจะปรากฎขึ้น ให้เลือกคอลเลกชันเพื่อดูคำอธิบาย แล้วทำเครื่องหมายหน้ากล่องที่อยู่ด้านล่างสุดของกล่องโต้ตอบ จากนั้นคลิกที่ "ลบ…" การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้ ดังนั้นขอให้ระมัดระวังในการดำเนินการด้วย

มุมมอง จะช่วยให้สามารถคุณดาวน์โหลดทรัพยากรจากอินเทอร์เน็ตได้ ส่วนนี้จะอธิบายถึงกระบวนการดาวน์โหลดของส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์

ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการกำหนดค่างานดาวน์โหลด และการควบคุมกระบวนการดาวน์โหลด คุณสามารถเข้าถึงมุมมอง ได้ด้วยการคลิกที่แท็บของการดาวน์โหลด ครึ่งบนของหน้าจอจะแสดงตัวควบคุมการดาวน์โหลด ส่วนครึ่งล่างจะเริ่มต้นด้วยค่าว่าง แต่จะแสดงรายการดาวน์โหลดที่คงค้าง และรายการที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว มีหลายโปรโตคอลที่สามารถใช้ดาวน์โหลดข้อมูลได้ และระบบจะแสดงรายการโปรโตคอลเหล่านี้ไว้บริเวณด้านบนซ้ายของหน้าจอ เว็บ: ดาวน์โหลดหน้าเว็บและแฟ้มผ่านโปรโตคอล HTTP และ FTP OAI: ดาวน์โหลดระเบียนเมทาดาทาจากเซิร์ฟเวอร์ OAI (Open Archives Initiative) Z3950: ดาวน์โหลดระเบียน MARC ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงจากเซิร์ฟเวอร์ Z39.50 SRW: ดาวน์โหลดระเบียน MARCXML ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงจากเซิร์ฟเวอร์ SRW เลือกโปรโตคอลที่เหมาะสมโดยคลิกเลือกจากรายการทางซ้ายมือ จากนั้นระบบจะแสดงตัวเลือกที่สามารถเรียกใช้งานได้สำหรับโปรโตคอลดาวน์โหลดที่คุณได้เลือกทางด้านขวามือ เมื่อต้องการค้นหาว่าตัวเลือกแต่ละตัวทำงานอะไร ให้เคลื่อนเมาส์เหนือตัวเลือกนั้น เคล็ดลับเครื่องมือที่อธิบายตัวเลือกจะปรากฎขึ้น ตัวเลือกบางตัวเป็นแบบ 'เป็นทางเลือก' โดยตัวเลือกเหล่านี้จะถูกแสดงขึ้นในรูปแบบของกล่องกาเครื่องหมาย ซึ่งคุณจะต้องทำเครื่องหมายเมื่อต้องการใช้งานตัวเลือกนั้น ตัวเลือกอื่นๆ เป็นแบบ 'ต้องระบุ' ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่มีกล่องกาเครื่องหมาย และคุณจะต้องกำหนดค่านั้นก่อนดำเนินการดาวน์โหลด ทันทีที่ได้ตั้งค่าการกำหนดค่าแล้ว ให้คลิกที่ เพื่อตรวจสอบการเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์ และดูข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับหน้าเว็บหรือเซิร์ฟเวอร์ หรือคลิกที่ เพื่อเริ่มต้นการดาวน์โหลด มีปุ่มอีกสองปุ่ม คือ ปุ่ม "กำหนดคุณลักษณะ" ซึ่งจะเชื่อมโยงไปยังส่วนการเชื่อมต่อของการกำหนดคุณลักษณะที่ซึ่งคุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าพร็อกซีได้ และปุ่ม "ล้างค่าแคช' ซึ่งจะทำการลบแฟ้มที่ได้ดาวน์โหลดไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมด คุณจำเป็นต้องตั้งค่าข้อมูลพร็อกซีถ้าคุณจะใช้พร็อกซีเซิร์ฟเวอร์เพื่อเชื่อมต่อไปยังอินเทอร์เน็ต ถ้าจำเป็นต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์ระหว่างกระบวนการดาวน์โหลด พร็อกซีเซิร์ฟเวอร์จะถามชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะไม่เก็บรหัสผ่านระหว่างเซสชัน แฟ้มจะถูกดาวน์โหลดลงในโฟลเดอร์ชื่อ (จะปรากฎขึ้นเฉพาะเมื่อเปิดใช้งานการดาวน์โหลด) และสามารถนำมาใช้ในคอลเลกชันใดๆ ก็ได้ แฟ้มจะถูกตั้งชื่อตาม URL ของเว็บแบบเต็ม (สำหรับการดาวน์โหลดเว็บ) หรือการรวมกันของ URL และค่าตัวเลือก (สำหรับชนิดการดาวน์โหลดอื่นๆ) โฟลเดอร์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละโฮสต์ ตามด้วยโฟลเดอร์อื่นๆ สำหรับแต่ละส่วนของเส้นทาง ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าแต่ะละแฟ้มจะมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน รายการดาวน์โหลดจะมีรายการหนึ่งรายการต่อการดำเนินการดาวน์โหลดแต่ละครั้ง โดยแต่ละรายการจะมีขอบเขตข้อความที่แสดงรายละเอียดของงานพร้อมด้วยแถบความคืบหน้าที่แสดงกิจกรรมที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน จะมีปุ่มสามปุ่มปรากฎขึ้นทางด้านขวามือของแต่ละรายการ ดังคำอธิบายต่อไปนี้ "หยุดชั่วคราว" ใช้หยุดการทำงานแบบชั่วคราว "ดูแฟ้มบันทึก" เป็นการเปิดหน้าต่างซึ่งแสดงแฟ้มบันทึกการดาวน์โหลด "ปิด" จะเป็นการสิ้นสุดการดาวน์โหลด และลบงานออกจากรายการดาวน์โหลด

ทันทีที่คุณมีคอลเลกชันใหม่ คุณจำเป็นต้องใส่แฟ้มบางแฟ้มใส่ลงไปในคอลเลคชันนั้น แฟ้มเหล่านี้อาจมาจากพื้นที่แฟ้มปกติ จากแฟ้มที่ได้ดาวน์โหลดไว้ก่อนหน้านี้ หรือจากคอลเลกชันกรีนสโตนอื่นๆ โดยบางแฟ้มอาจจะมีเมทาดาทาแนบมาด้วยแล้ว ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการนำเข้าแฟ้มต่างๆ

ส่วนนี้จะแนะนำเนื้อหาเกี่ยวกับพื้นที่ "รวบรวม" ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเลือกแฟ้มลงในคอลเลกชันที่คุณกำลังจะสร้าง ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์เริ่มต้นจะด้วยมุมมอง "รวบรวม" เมื่อต้องการกลับไปยังมุมมองนี้ในภายหลัง ให้คลิกแท็บ ที่ใต้แถบเมนูโดยตรง พื้นที่ขนาดใหญ่สองพื้นที่ซึ่งมีชื่อว่า "พื้นที่ทำงาน" และ "คอลเลกชัน" จะถูกใช้ในการเคลื่อนย้ายแฟ้มไปยังคอลเลกชันของคุณ พื้นที่เหล่านี้ประกอบด้วย "แผนผังแฟ้มรูปต้นไม้" ซึ่งจะแสดงให้เห็นแฟ้มและโฟลเดอร์ ให้เลือกรายการในแผนผังด้วยการคลิกรายการที่ต้องการ (ยังมีวิธีอื่นๆ อีก โดยสามารถดูได้ด้านล่าง) คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์ หรือคลิกหนึ่งครั้งที่สัญลักษณ์สวิตช์ที่อยู่ด้านข้างเพื่อขยาย (หรือยุบย่อ) เนื้อหาของโฟลเดอร์ คลิกสองครั้งที่แฟ้ม (หรือคลิกขวาและเลือก ) เพื่อเปิดแฟ้มด้วยโปรแกรมประยุกต์ที่สัมพันธ์กับแฟ้มนั้น (ดูที่ ) แผนผังแฟ้มรูปต้นไม้ของพื้นที่ทำงานจะแสดงแหล่งของข้อมูลที่ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์สามารถใช้งานได้ -- ระบบแฟ้มในเครื่อง (รวมถึงดิสก์ไดรฟ์ และซีดีรอมไดร์ฟ) เนื้อหาของคอลเลกชันกรีนสโตนที่มีอยู่ และแคชของแฟ้มต่างๆ ที่ดาวน์โหลด คุณสามารถทำสำเนาและดูแฟ้มเหล่านี้ได้ แต่คุณไม่สามารถย้าย ลบ หรือแก้ไขแฟ้มได้ยกเว้นแฟ้มที่ดาวน์โหลดมาซึ่งจะสามารถลบออกได้ ให้นำทางพื้นที่นี้เพื่อค้นหาแฟ้มที่คุณต้องการรวมลงในคอลเลกชัน แผนผังแฟ้มรูปต้นไม้สำหรับคอลเลกชันจะแสดงให้เห็นเนื้อหาของคอลเลกชัน โดยเริ่มต้นแล้วแผนผังนี้จะว่าง คุณสามารถปรับขนาดพื้นที่ได้ด้วยการเลื่อนเมาส์เหนือแถบสีเทาซึ่งแบ่งแยกแผนผังแฟ้ม (รูปร่างของตัวชี้จะเปลี่ยนไป) แล้วลาก ส่วนล่างสุดของหน้าต่างเป็นพื้นที่สถานะซึ่งแสดงความคืบหน้าของการกระทำที่เกี่ยวข้องกับแฟ้ม (การทำสำเนา การย้าย และการลบ) การกระทำเหล่านี้อาจจะใช้เวลาสักครู่กว่าจะเสร็จสมบูรณ์ โดยปุ่ม "หยุด" จะหยุดการกระทำใดๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ในขณะนั้น ปุ่มขนาดใหญ่สองปุ่มจะอยู่บริเวณมุมขวาล่างของหน้าจอ โดยปุ่ม "สร้างโฟลเดอร์ใหม่" ที่นำเสนอด้วยรูปโฟลเดอร์จะเป็นสร้างโฟลเดอร์ใหม่ (ดูที่ ) ปุ่ม "ลบ" ที่นำเสนอด้วยรูปกล่องขยะจะเป็นการเอาแฟ้มนั้นออก การคลิกปุ่ม 'ลบ' จะเป็นการเอาแฟ้มที่เลือกไว้ออกจากแผนผังแฟ้มรูปต้นไม้ของคอลเลกชัน โดยคุณสามารถลบแฟ้มเหล่านั้นได้โดยการลากแฟ้มเหล่านั้นไปที่ปุ่ม 'ลบ' ได้เช่นกัน เมื่อต้องการเลือกรายการที่เรียงตามลำดับจำนวนหลายรายการ ให้คลิกเลือกรายการแรก แล้วกดปุ่ม [Shift] ค้างไว้ จากนั้นคลิกเลือกรายการสุดท้าย -- การเลือกจะครอบคลุมรายการที่อยู่ระหว่างนั้นทั้งหมด คุณสามารถเลือกแฟ้มที่ไม่เรียงต่อกันได้ด้วยการกดปุ่ม [Ctrl] ค้างไว้ขณะคลิก ให้ใช้ทั้งสองวิธีนี้ร่วมกันเพื่อเลือกกลุ่มของรายการที่อยู่ไม่ติดกัน

โฟลเดอร์ที่แน่นอน -- เช่น โฟลเดอร์ที่บรรจุหน้าเว็บของคุณเอง -- ซึ่งบางครั้งก็มีความสำคัญเป็นพิเศษ ถ้าคุณต้องการ ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์สามารถแมปโฟลเดอร์เหล่านั้นไว้ที่ระดับบนสุดของแผนผังแฟ้มได้ เมื่อต้องการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือก "สร้างทางลัด" และใส่ชื่อสำหรับโฟลเดอร์นั้น เมื่อต้องการเอารายการออก ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่แมปไว้ และเลือก "เอาทางลัดออก"

ให้ใช้โฟลเดอร์ในแผนผังแฟ้มรูปต้นไม้ของคอลเลกชันเพื่อจัดกลุ่มแฟ้มเข้าด้วยกัน และทำให้ง่ายต่อการค้นหาแฟ้ม คุณสามารถวางโฟลเดอร์ไว้ภายในโฟลเดอร์หลักได้ การดำเนินการเช่นนี้ทำให้ดูเสมือนว่าไม่มีข้อจำกัดสำหรับจำนวนโฟลเดอร์ หรือระดับของการซ้อนกันของโฟลเดอร์ เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ให้คลิกขวาที่ "บานหน้าต่างคอลเลกชัน" (หรือคลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วในแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชันเพื่อแทรกโฟลเดอร์ใหม่เข้าไปในคอลเลกชัน) และคลิกตัวเลือก "สร้างโฟลเดอร์ใหม่" โฟลเดอร์ใหม่จะปรากฎขึ้นภายในโฟลเดอร์ที่ได้เลือกไว้ หรือที่ระดับบนสุดถ้าไม่ได้เลือกโฟลเดอร์หลักไว้ จากนั้นระบบจะขอให้คุณใส่ชื่อของโฟลเดอร์ (ค่าเริ่มต้นเป็นชื่อว่า "โฟลเดอร์ใหม่") คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้ด้วยการคลิกขวาที่แผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชัน หรือเหนือโฟลเดอร์ที่มีอยู่ เลือก "โฟลเดอร์ใหม่" และดำเนินการตามขั้นตอนด้านบน

คุณสามารถทำสำเนาแฟ้มลงในคอลเลกชันได้ด้วยการลากและการปล่อยเมาส์ ตัวชี้เมาส์จะกลายเป็นเงาของรายการที่เลือกไว้ (หรือ ถ้าคุณเลือกมากกว่าหนึ่ง ก็จะเป็นไปตามจำนวนที่เลือกนั้น) ปล่อยแฟ้มที่เลือกลงในแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชันเพื่อทำสำเนาแฟ้มที่นั่น (ถ้าต้นแหล่งเป็นแผนผังรูปต้นไม้ของพื้นที่ทำงาน) หรือย้ายแฟ้มไปมาภายในคอลเลกชัน (ถ้าต้นแหล่งป็นแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชัน) เมื่อทำสำเนาแฟ้มหลายแฟ้ม แฟ้มเหล่านั้นทั้งหมดจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์เป้าหมายที่ระดับเดียวกัน โดยไม่คำนึงโครงสร้างโฟลเดอร์ดั้งเดิมที่แฟ้มเหล่านั้นวางอยู่ก่อน เมื่อคุณทำสำเนาแฟ้มที่สองด้วยชื่อเดียวกันลงไปในโฟลเดอร์เดียวกัน ระบบจะถามว่าคุณต้องการเขียนทับแฟ้มแรกหรือไม่ ถ้าตอบว่า "ไม่" แฟ้มจะไม่ถูกทำสำเนา แต่ถ้าตอบว่า "ใช่" ก็ระบบก็จะเขียนแฟ้มใหม่ทับลงไป เมื่อต้องการยกเลิกการทำสำเนาที่เหลือทั้งหมด ให้คลิกปุ่ม "หยุด" เฉพาะรายการที่อยู่ "สูงสุด" ในการเลือกจะถูกย้าย โฟลเดอร์หนึ่งจะอยู่สูงกว่าโฟลเดอร์ลูก คุณไม่สามารถเลือกแฟ้มต่างๆ ภายในโฟลเดอร์ รวมทั้งตัวโฟลเดอร์เองได้ในครั้งเดียวกัน เมื่อคุณเพิ่มแฟ้มเข้าไปในระบบ ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะทำการค้นหาแฟ้มเสริมที่บรรจุเมทาดาทาที่ได้กำหนดให้กับแฟ้มที่มีการเพิ่มก่อนหน้านี้ในโฟลเดอร์ต้นแหล่ง ถ้าส่วนติดต่อผู้ใช้พบแฟ้มที่ต้องการ ระบบก็จะเริ่มนำเข้าเมทาดาทานี้ ขณะที่การปฏิบัติการดำเนินไป คุณอาจถูกพร้อมท์ (อาจจะหลายครั้ง) ให้ใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อทำให้เมทาดาทาที่นำเข้าตรงกับชุดเมทาดาทาในคอลเลกชันของคุณ กระบวนการนี้เกี่ยวพันกับพร้อมท์ต่างๆ มากมายซึ่งอธิบายไว้ในส่วน สำหรับคำอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมของเมทาดาทาที่สัมพันธ์กับแฟ้ม กรุณาอ่านบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน -- การเผยแพร่ข้อมูลจากเอกสารของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มเอกสาร "จำลอง" ลงในคอลเลกชันได้ด้วยการคลิกขวาในแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชันหรือบนโฟลเดอร์ และเลือก "สร้างเอกสารจำลองใหม่" การดำเนินการเช่นนี้จะเป็นการสร้างแฟ้มว่างใหม่ที่คุณสามารถกำหนดเมทาดาทาได้ คุณสามารถแทนที่แฟ้มจำลองนี้ด้วยแฟ้ม "จริง" ได้ในภายหลัง

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแฟ้มได้ด้วยการคลิกขวาที่แฟ้ม และเลือก "เปลี่ยนชื่อ" จากรายการ จากนั้นให้ใส่ชื่อใหม่ที่พร้อมท์และคลิก "ตกลง" คุณสามารถแทนที่แฟ้มในคอลเลคชันได้ด้วยการคลิกขวาที่แฟ้มเพื่อแทนที่ และเลือก "แทนที่" เบราเซอร์ของแฟ้มจะเปิดขึ้น จากนั้นให้นำทางไปยังเอกสารใหม่ และคลิก "เปิด" เอกสารใหม่จะเข้าแทนที่เอกสารเก่าในคอลเลกชัน และเมทาดาทาใดๆ จะถูกโอนไปยังเอกสารใหม่ การดำเนินการเช่นนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อต้องการแทนที่เอกสารจำลองด้วยเอกสารจริง

มีหลายวิธีในการเอาแฟ้มและโฟลเดอร์ออก ก่อนอื่นคุณต้องระบุว่า ต้องการเอารายการใดออกบ้างด้วยการเลือกแฟ้มอย่างน้อยหนึ่งแฟ้มและโฟลเดอร์ดังที่ได้อธิบายไว้ใน ทันทีที่เลือกแฟ้มแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ลบ" เพื่อเอาแฟ้มเหล่านั้นออก หรือกดแป้น [Delete] บนแป้นพิมพ์ของคุณ หรือลากแฟ้มจากคอลเลกชันไปที่ปุ่มลบ และปล่อยแฟ้มลงไปที่นั่น

คุณสามารถนำเข้าชนิดของแฟ้มฐานข้อมูลเมทาดาทา เช่น MARC, CDS/ISIS, BibTex, Refer และ Procite มายังโปรแกรมกรีนสโตนได้ แต่ไม่สามารถดูหรือแก้ไขเมทาดาทาเหล่านั้นในส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ได้ในทันที เมื่อต้องการดูหรือแก้ไขเมทาดาทาใดๆ คุณสามารถ "กระจาย" แฟ้มลงในส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ และสามารถดูหรือแก้ไขแฟ้มได้ในภายหลัง อีกทางเลือกหนึ่งคือ หากคุณยังคงใช้งานโปรแกรมประยุกต์ภายนอกหลักอยู่ คุณสามารถกลับไปยังโปรแกรมที่สร้างแฟ้มข้อมูลเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดแล้วดำเนินการนำเข้าข้อมูลใหม่ได้ "การกระจาย" แฟ้มฐานข้อมูลเมทาดาทาจะเป็นการแยกแฟ้มออกเป็นแต่ละระเบียนที่มีเมทาดาทาที่สามารถดูและแก้ไขได้ กระบวนการนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้ โดยแฟ้มเมทาดาทาดั้งเดิมจะถูกลบออกไป แฟ้มที่สามารถกระจายออกได้จะมีไอคอนสีเขียวปรากฎอยู่ในแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชัน เมื่อต้องการกระจายแฟ้ม ให้คลิกขวาที่แฟ้มและเลือก "กระจายฐานข้อมูลเมทาดาทา" หน้าต่างป๊อปอัพจะแสดงตัวเลือกสำหรับกระบวนการกระจายขึ้นมาบนหน้าจอ ตัวเลือกตัวแรก ("ปลั๊กอิน") จะระบุปลั๊กอินที่จะใช้ในการกระจายแฟ้ม ในเกือบทุกกรณี ปลั๊กอินหนึ่งตัวเท่านั้นที่จะทำหน้าที่ประมวลผลแฟ้มชนิดใดชนิดหนึ่ง แต่ในบางกรณี ที่ชนิดของแฟ้มที่ต่างกันใช้นามสกุลแฟ้มร่วมกัน อาจต้องมีปลั๊กอินสองตัวที่ร่วมกันประมวลผลแฟ้มที่มีนามสกุลนั้น คุณสามารถใช้ตัวเลือก "input_encoding" เพื่อระบุการเข้ารหัสของฐานข้อมูลได้ ตัวเลือก "metadata_set" จะระบุว่าเขตข้อมูลใหม่ที่สร้างขึ้นด้วยการกระจายแฟ้มควรจะถูกเพิ่มเข้าไปยังชุดเมทาดาทาใด หากไม่มีการระบุไว้ ระบบจะถามว่า คุณจะทำอย่างไรกับแต่ละเขตข้อมูลใหม่ในฐานข้อมูล โดยให้เลือกระหว่าง เพิ่มเขตข้อมูลเป็นหน่วยข้อมูลย่อยใหม่ลงในชุดเมทาดาทาที่มีอยู่ ผนวกรวมเข้ากับหน่วยข้อมูลย่อยอื่น หรือละเว้นเขตข้อมูลนั้น เมื่อแฟ้มถูกกระจายออก เอกสารว่างใหม่จะถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละระเบียน และเมทาดาทาจากระเบียนจะถูกกำหนดให้กับเอกสาร เอกสารเหล่านี้จะถูกตั้งชื่อโดยใช้ตัวเลข เช่น 000001.nul, 000002.nul เป็นต้น ถ้ามีการตั้งค่าตัวเลือก "document_field" (ให้เป็นชื่อเขตข้อมูลของฐานข้อมูล) ค่าของเขตข้อมูลนี้ (ถ้ามี) จะถูกใช้เป็นชื่อแฟ้ม นอกจากนี้ กระบวนการกระจายจะพยายามดาวน์โหลดแฟ้มและใช้แฟ้มนั้นแทนแฟ้มว่าง คุณสามารถใช้ตัวเลือก "document_prefix" และ "document_suffix" เพื่อสร้าง URL หรือเส้นทางแฟ้มที่ถูกต้องจากค่า document_field ได้ คุณยังสามารถใช้ตัวเลือก "records_per_folder" เพื่อจัดกลุ่มระเบียนที่กระจายลงในโฟลเดอร์ย่อยได้ด้วย ถ้าฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่มาก การใช้ตัวเลือกนี้จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเมทาดาทาต่อมาได้เร็วขึ้น ระบบจะตัดสินความสามารถในการกระจายจากนามสกุลของแฟ้ม ในบางกรณี แฟ้มอาจถูกกำหนดสถานะอย่างไม่ถูกต้องว่าเป็นแฟ้มที่สามารถกระจายออกได้ถ้าแฟ้มเหล่านั้นมีนามสกุลเหมือนกับแฟ้มที่สามารถกระจายได้ ตัวอย่างเช่น ปลั๊กอิน ProCite จะประมวลผลแฟ้มที่มีนามสกุล .txt แต่แฟ้ม .txt เกือบทั้งหมดจะเป็นแฟ้มแบบข้อความล้วน ซึ่งไม่ใช่แฟ้ม ProCite

"การกรอง" แผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชันและพื้นที่ทำงานจะอนุญาตให้คุณกำหนดการค้นหาแฟ้มที่เฉพาะเจาะจงให้แคบลงได้ เมนูแบบหล่นลง "แสดงแฟ้ม" ที่อยู่ภายใต้แผนผังแต่ละตัวจะแสดงรายการของตัวกรองที่มีกำหนดไว้แล้ว เช่น "รูป" การเลือกตัวกรองนี้จะเป็นการซ่อนแฟ้มอื่นๆ ทั้งหมดในแผนผังแบบชั่วคราว เมื่อต้องการคืนค่าแผนผัง ให้เปลี่ยนตัวกรองกลับไปที่ "แฟ้มทั้งหมด" การปฏิบัติการเหล่านี้จะไม่เป็นการปรับเปลี่ยนคอลเลกชัน หรือไม่กระทบต่อโฟลเดอร์ในแผนผัง คุณสามารถระบุตัวกรองที่กำหนดเองได้ด้วยการพิมพ์รูปแบบที่ต้องการให้ตรงกับแฟ้ม (เฉพาะโหมดผู้เชี่ยวชาญระบบห้องสมุด และโหมดผู้ชำนาญการเท่านั้น) ให้ใช้ตัวย่อระบบแฟ้มมาตรฐาน เช่น "*.doc" ("*" ตรงกับอักขระใดก็ได้)

หลังจากที่ได้รวบรวมแฟ้มต่างๆ ลงในคอลเลกชันแล้ว ตอนนี้ให้คุณทำการเพิ่มคุณค่าแฟ้มด้วยข้อมูลเพิ่มเติมที่เรียกว่า "เมทาดาทา" ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการสร้าง แก้ไข กำหนด และค้นคืนเมทาดาทา รวมถึงวิธีการใช้แหล่งเมทาดาทาภายนอก (ดูเพิ่มเติมที่ บทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน -- การเผยแพร่ข้อมูลจากเอกสารของคุณ)

ให้ใช้มุมมอง เพื่อกำหนดเมทาดาทาให้กับเอกสารในคอลเลกชัน เมทาดาทาเป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล -- ตัวอย่างเช่น ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง วันที่สร้าง และอื่นๆ รายการเมทาดาทาแต่ละรายการจะมีสองส่วน: จะบอกถึงชนิดของรายการ (เช่น ผู้แต่ง) และ จะให้ค่าองค์ประกอบเมทาดาทานั้น (เช่น ชื่อของผู้แต่ง) ทางด้านซ้ายของมุมมอง เป็นแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชัน ฟังก์ชันที่ใช้การคลิกขวาทั้งหมดที่แผนผังคอลเลคชันสามารถเรียกใช้งานได้ในมุมมอง สามารถเรียกใช้งานได้ที่นี่ด้วย ด้านขวาของมุมมองเป็นตารางเมทาดาทา ซึ่งแสดงเมทาดาทาสำหรับแฟ้มหรือโฟลเดอร์ใดๆ ที่ได้เลือกไว้ในแผนผังคอลเลกชัน ชื่อของคอลัมน์จะเป็นสีเทาอยู่บริเวณด้านบนสุด และสามารถปรับขนาดได้โดยการลากเส้นแบ่ง ถ้าแฟ้มหรือโฟลเดอร์หลายแฟ้มถูกเลือก ข้อความสีดำจะบ่งชี้ว่า ค่านั้นเป็นค่าที่ใช้ร่วมกันของรายการที่เลือกไว้ทั้งหมด ขณะที่ข้อความสีเทาจะบ่งชี้ว่า ค่านั้นไม่ใช่ค่าที่ใช้ร่วมกัน การแก้ไขค่าสีเทาจะส่งผลเฉพาะต่อเอกสารที่มีเมทาดาทานั้น ค่าเมทาดาทาใหม่ใดๆ ที่ได้ป้อนเข้าไปจะถูกเพิ่มลงในค่าที่เลือกไว้ทั้งหมด ไอคอนโฟลเดอร์อาจจะปรากฎบริเวณด้านข้างของรายการเมทาดาทาบางตัว ไอคอนนี้จะบ่งชี้ว่า ค่านี้ได้รับการสืบทอดมาจากโฟลเดอร์แม่ (หรือรุ่นก่อนหน้านั้น) เมทาดาทาที่ได้รับการสืบทอดมาจะไม่สามารถแก้ไขหรือเอาออกได้ คุณสามารถทำได้เพียงเพิ่มเติมแนบท้ายหรือเขียนทับเท่านั้น ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อไปยังโฟลเดอร์ที่มีการกำหนดเมทาดาทาโดยทันที การคลิกที่หน่วยข้อมูลย่อยของเมทาดาทาในตารางจะเป็นการแสดงค่าที่มีอยู่สำหรับหน่วยข้อมูลย่อยนั้นในพื้นที่ ภายใต้ตาราง คุณสามารถขยายและยุบ "แผนผังค่า" นี้ได้ โดยปกติแล้ว แผนผังค่าจะเป็นรายการที่แสดงค่าทั้งหมดของหน่วยข้อมูลย่อยที่เลือกที่คุณได้เคยป้อนไว้ก่อนหน้านี้ การคลิกรายการจะเป็นการวางรายการลงในเขตข้อมูลค่าโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกัน การพิมพ์ข้อความลงในเขตข้อมูลค่าจะเป็นการเลือกรายการในแผนผังค่าที่เริ่มด้วยอักขระที่คุณพิมพ์ การกด [Tab] จะช่วยเติมคำที่คุณพิมพ์ด้วยค่าที่เลือกไว้ให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถจัดระเบียบค่าเมทาดาทาเป็นลำดับชั้นได้ การดำเนินการนี้มีแสดงในแผนผังค่าที่ใช้โฟลเดอร์สำหรับระดับภายใน คุณสามารถป้อนค่าลำดับชั้นได้โดยใช้อักขระ "I" เพื่อแยกระดับ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใช้ "Cards|Red|Diamonds|Seven" ในลำดับชั้นเพื่อแสดงสำรับของไพ่ การดำเนินการเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถจัดกลุ่มค่าเข้าด้วยกันได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดกลุ่มในรูปแบบเมทาดาทาให้กับแฟ้มได้อีกด้วย โปรแกรมกรีนสโตนจะตัดทอนเมทาดาทาจากเอกสารลงในชุดเมทาดาทาที่มีองค์ประกอบที่นำหน้าด้วย "ex." โดยอัตโนมัติ โดยไม่มีแผนผังค่า และไม่สามารถแก้ไขได้

ชุดขององค์ประกอบเมทาดาทาที่มีการกำหนดค่าไว้ก่อนหน้าเป็นที่รู้จักในชื่อ "ชุดเมทาดาทา" ตัวอย่างเช่น ชุดเมทาดาทาดับลินคอร์ เมื่อคุณเพิ่มชุดเมทาดาทาลงในคอลเลกชัน คุณจะสามารถเลือกใช้งานองค์ประกอบของเมทาดาทานั้นได้ คุณสามารถมีชุดเมทาดาทาได้มากกว่าหนึ่งชุด โดยเพื่อป้องกันไม่ใช้ชื่อซ้ำกัน ตัวระบุขนาดสั้นซึ่งระบุชุดเมทาดาทาจะถูกใส่ไว้หน้าชื่อองค์ประกอบ เช่น องค์ประกอบ Creator ของดับลินคอร์ จะกลายเป็น "dc.Creator" ชุดเมทาดาทาจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เมทาดาทาของส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ และมีนามสกุลเป็น ".mds" เมื่อคุณสร้างคอลเลกชันใหม่ ชุดเมทาดาทาดับลินคอร์จะถูกเพิ่มเข้าไปในระบบเป็นค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชุดเมทาดาทาที่ต้องการใช้ในคอลเลกชันได้ด้วยการคลิกปุ่ม "จัดการชุดเมทาดาทา…" ใต้แผนผังคอลเลกชันในมุมมอง "เมทาดาทา" หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณสามารถจัดการชุดเมทาดาทาของคอลเลกชันได้ รายการ "ชุดเมทาดาทาที่กำหนด" จะแสดงชุดเมทาดาทาที่คอลเลคชันใช้อยู่ในปัจจุบัน เมื่อต้องการใช้ชุดเมทาดาทาอื่นกับคอลเลกชันที่เปิดใช้งานอยู่ ให้คลิก "เพิ่ม…" หน้าต่างป๊อปอัพจะแสดงชุดเมทาดาทาเริ่มต้นที่ GLI รู้จัก เมื่อต้องการเพิ่มชุดเมทาดาทา ให้ทำการเลือกชุดแมทาดาทาจากรายการ และคลิก "เพิ่ม" ถ้าคุณได้นิยามชุดเมทาดาทาของคุณเองไว้แล้ว คุณสามารถใช้ปุ่ม "เรียกดู" เพื่อระบุตำแหน่งแฟ้มในระบบแฟ้มของคุณได้ เมื่อต้องการสร้างชุดเมทาดาทาใหม่ ให้คลิกที่ "สร้างใหม่…" ซึ่งจะเป็นการเรียกใช้ตัวแก้ไขชุดเมทาดาทาของโปรแกรมกรีนสโตน หรือที่เรียกกันว่า GEMS หน้าต่างป๊อปอัพเริ่มต้นจะขอให้คุณใส่ชื่อชุด เนมสเปซ และคำอธิบายลงไป นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกให้เมทาดาทาชุดใหม่อยู่บนพื้นฐานของเมทาดาทาชุดเดิมที่มีอยู่ได้ ในกรณีนี้ เมทาดาทาชุดใหม่จะสืบทอดหน่วยข้อมูลย่อยทั้งหมดจากเมทาดาทาชุดเดิมที่ระบุ จากนั้นคลิก ตกลง หน้าต่างหลักจะแสดงหน่วยข้อมูลย่อยของชุดเมทาดาทาขึ้นมาทางด้านซ้ายมือ พร้อมทั้งแสดงคุณลักษณะบางอย่างของชุดเมทาดาทาขึ้นมาทางด้านขวามือ ถ้าคุณได้เลือกให้เมทาดาทาชุดใหม่อยู่บนพื้นฐานของชุดที่มีอยู่แล้ว ระบบจะแสดงหน่วยข้อมูลย่อยอย่างน้อยหนึ่งหน่วยข้อมูลขึ้นมาบนหน้าจอ เมื่อคุณคลิกที่หน่วยข้อมูลย่อย ระบบจะแสดงค่าคุณลักษณะของหน่วยข้อมูลย่อยนั้นทางขวามือ เมื่อต้องการเพิ่มหน่วยข้อมูลย่อยใหม่ ให้คลิกขวาที่ชื่อชุดและเลือก "เพิ่มหน่วยข้อมูลย่อย" เมื่อต้องการเพิ่มหน่วยข้อมูลใหม่ภายใต้หน่วยข้อมูลย่อย ให้คลิกขวาที่หน่วยข้อมูลย่อย และเลือก "เพิ่มหน่วยข้อมูลย่อย" คุณสามารถลบหน่วยข้อมูลย่อยและหน่วยข้อมูลภายใต้หน่วยข้อมูลย่อยได้ด้วยการเลือก "ลบหน่วยข้อมูล(ย่อย)" จากเมนูคลิกขวา หมายเหตุ: คุณสามารถเรียกใช้ตัวแก้ไขชุดเมทาดาทาของโปรแกรมกรีนสโตนได้อย่างอิสระจาก GLI ด้วยการเลือกตัวแก้ไขจากเมนูเริ่มของโปรแกรมกรีนสโตน หรือด้วยการเรียกใช้ gens.sh หรือ gems.bat ในโฟลเดอร์ gli ของส่วนติดตั้งโปรแกรมกรีนสโตนของคุณ บางครั้งชุดเมทาดาทาสองชุดอาจมีเนมสเปซเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ทั้งดับลินคอร์และดับลินคอร์แบบ Qualified ใช้เนมสเปซว่า "dc" ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้เมทาดาทาทั้งสองชุดนี้ในคอลเลกชันพร้อมกันได้ ถ้าคุณพยายามเพิ่มชุดเมทาดาทาที่มีเนมสเปซตรงกับที่มีใช้ในคอลเลกชันอยู่แล้ว คำเตือนจะปรากฎขึ้น ถ้าคุณยังดำเนินการต่อไป ระบบจะเอาชุดเมทาดาทาที่มีอยู่แล้วออก และเพิ่มชุดเมทาดาทาใหม่เข้าไป ค่าเมทาดาทาที่กำหนดใดๆ จะถูกโอนย้ายไปยังชุดใหม่โดยที่ยังคงองค์ประกอบเหล่านั้นอยู่ ด้วย GEMS นี้ upi จะสามารถแก้ไขชุดเมทาดาทาที่มีอยู่แล้วได้เช่นเดียวกับการสร้างชุดเมทาดาทาใหม่ การคลิกที่ปุ่ม "แก้ไข" จะเป็นการเรียกใช้โปรแกรม GEMS พร้อมกับเปิดชุดเมทาดาทาที่ระบุ ทันทีที่คุณแก้ไขชุดเมทาดาทาเสร็จเรียบร้อยแล้ว (ดังอธิบายข้างต้น) ให้ทำการบันทึกการแก้ไข (แฟ้ม->บันทึก) และปิดโปรแกรม GEMS ถ้าคอลเลกชันไม่ต้องการใช้ชุดเมทาดาทาอีกต่อไปแล้ว ให้เลือกชุดเมทาดาทาและกด "เอาออก" ถ้าคุณได้เคยกำหนดเมทาดาทาใดๆ เข้ากับองค์ประกอบของเมทาดาทา ระบบจะถามว่า คุณจะจัดการกับเมทาดาทานี้อย่างไรเมื่อคุณจะเปิดคอลเลกชันครั้งในถัดไป

ขณะนี้เราจะเพิ่มรายการเมทาดาทา -- ทั้งองค์ประกอบและค่า -- ลงในแฟ้ม ก่อนอื่นให้เลือกแฟ้มจากแผนผังแฟ้มรูปต้นไม้ของคอลเลกชันที่อยู่ทางด้านซ้าย การกระทำดังกล่าวจะทำให้เมทาดาทาที่ได้กำหนดให้ไว้กับแฟ้มนี้ก่อนหน้านี้ไปปรากฎในตารางทางด้านขวา ต่อไป ให้เลือกองค์ประกอบเมทาดาทาที่คุณต้องการเพิ่มโดยคลิกที่แถวขององค์ประกอบที่ต้องการในตาราง พิมพ์ค่าลงในเขตข้อมูลค่า ให้ใช้อักขระ "|" เพื่อเพิ่มโครงสร้าง ดังอธิบายใน การกดแป้นลูกศร [ขึ้น] หรือ [ลง] จะเป็นการบันทึกค่าเมทาดาทา และเลื่อนการเลือกที่เหมาะสม การกด [Enter] จะเป็นการบันทึกค่าเมทาดาทา และสร้างรายการว่างใหม่สำหรับองค์ประกอบเมทาดาทา โดยจะยอมให้คุณกำหนดค่าให้กับองค์ประกอบเมทาดาทาได้หลายค่า คุณยังสามารถเพิ่มเมทาดาทาลงในโฟลเดอร์ หรือลงในแฟ้มที่เลือกไว้หลายแฟ้มในครั้งเดียวได้ เมทาดาทาจะถูกเพิ่มลงในแฟ้มทั้งหมดภายในโฟลเดอร์หรือแฟ้มที่เลือกไว้ รวมทั้งโฟลเดอร์ลูก โปรดจำไว้ว่า ถ้าคุณกำหนดเมทาดาทาให้กับโฟลเดอร์แล้ว แฟ้มใหม่ใดๆ ในโฟลเดอร์จะสืบทอดค่าของโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเพิ่มเมทาดาทาที่มีค่าอยู่แล้ว ก่อนอื่นให้เลือกแฟ้ม แล้วเลือกองค์ประกอบเมทาดาทาที่คุณกำลังจะกำหนด จากนั้นเลือกค่าที่ต้องการจากแผนผังค่า โดยสามารถขยายโฟลเดอร์ลำดับชั้นตามที่จำเป็น ค่าของรายการที่เลือกไว้จะปรากฎในเขตข้อมูลเมทาดาทาโดยอัตโนมัติ (หรืออาจจะใช้คุณลักษณะ เลือกอัตโนมัติ และ เติมคำอัตโนมัติ ของแผนผังค่าก็ได้) กระบวนการเพิ่มเมทาดาทาที่มีค่าอยู่แล้วลงในโฟลเดอร์หรือแฟ้มหลายแฟ้มเป็นการดำเนินการในรูปแบบเดียวกัน

เมื่อต้องการแก้ไขหรือเอาเมทาดาทาออก ก่อนอื่นให้เลือกแฟ้มที่เหมาะสม จากนั้นเลือกค่าเมทาดาทาจากตาราง แล้วแก้ไขเขตข้อมูลค่าด้วยการลบข้อความทั้งหมดถ้าคุณต้องการเอาเมทาดาทาออก กระบวนการนี้จะดำเนินการเช่นเดียวกับการปรับปรุงโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ลูกหรือแฟ้มหลายแฟ้ม แต่คุณสามารถทำได้เพียงปรับปรุงเมทาดาทาที่เป็นค่าร่วมกันของแฟ้ม/โฟลเดอร์ที่เลือกไว้ทั้งหมดเท่านั้น แผนผังค่าจะแสดงค่าที่กำหนดไว้ในปัจจุบันทั้งหมดเช่นเดียวกับค่าก่อนนี้สำหรับเซสชันปัจจุบัน ดังนั้นค่าที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือถูกลบจะยังคงอยู่ในแผนผัง การปิดคอลเลกชันและเปิดขึ้นมาใหม่จะเป็นการเอาค่าทั้งหมดที่ไม่ต้องการแล้วออกไป

บางครั้งคุณอาจจะต้องการดูเมทาดาทาที่ได้กำหนดให้กับแฟ้มจำนวนหลายแฟ้มในพร้อมกันทันที -- ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูว่า มีจำนวนแฟ้มที่จะค้างการทำงานอยู่กี่แฟ้ม หรือเพื่อให้ได้ความคิดเกี่ยวกับการกระจายของวันที่ต่างๆ ให้เลือกแฟ้มในแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชันที่คุณต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิกขวา และเลือก "เมทาดาทาที่กำหนด…" หน้าต่างที่ชื่อว่า "เมทาดาทาทั้งหมด" ซึ่งบรรจุอยู่ในตารางขนาดใหญ่ที่มีคอลัมน์จำนวนมากจะปรากฎขึ้น คอลัมน์แรกจะแสดงชื่อแฟ้ม และแถวจะแสดงค่าเมทาดาทาทั้งหมดที่กำหนดให้กับแฟ้มเหล่านั้น ระบบอาจจะใช้เวลานานเพื่อวาดตารางหากคุณเลือกแฟ้มจำนวนมาก คุณสามารถใช้งานส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ต่อไปได้ขณะที่หน้าต่าง "เมทาดาทาทั้งหมด" เปิดอยู่ เมื่อผลลัพธ์มีจำนวนมากเกินไป คุณสามารถทำการกรองตาราง "เมทาดาทาทั้งหมด" ได้โดยการปรับใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ เมื่อเพิ่มตัวกรองใหม่แล้ว ระบบจะแสดงผลลัพธ์เพียงบางแถวที่ตรงกับเงื่อนไขเท่านั้น เมื่อต้องการตั้งค่า เปลี่ยนแปลงค่า หรือล้างค่าตัวกรอง ให้คลิกไอคอน "กรวย" ที่ด้านบนสุดของคอลัมน์ จากนั้นข้อมูลเกี่ยวกับตัวกรองจะแสดงขึ้น ทันทีที่ตั้งค่าตัวกรอง ส่วนหัวคอลัมน์จะเปลี่ยนสีไป พร้อมท์ตัวกรองมีแท็ป "ตัวกรองอย่างง่าย" และแท็ป "ตัวกรองอย่างละเอียด" ตัวกรองอย่างง่ายจะดำเนินการกรองคอลัมน์เพื่อให้คอลัมน์แสดงเฉพาะแถวที่มีค่าเมทาดาทาเฉพาะอย่าง ("*" ตรงกับทุกค่า) คุณสามารถเลือกค่าเมทาดาทาจากรายการแบบหล่นลงได้ ตัวกรองอย่างละเอียดจะอนุญาตให้ใช้การดำเนินการตรวจสอบความตรงกันที่ต่างเงื่อนไขกันได้ เช่น เริ่มต้นด้วย (must start with) ไม่มี (does not contain) มีจำนวนอักขระน้อยกว่า (alpahbetically less than) และเท่ากับ (is equal to) คุณสามารถแก้ไขค่าที่ต้องการให้ตรงกันเป็นสตริงได้ (รวมทั้ง "*") และคุณสามารถเลือกได้ว่าจะไม่ให้แยกแยะตัวพิมพ์ใหญ่-เล็กหรือไม่ จากนั้น คุณสามารถระบุเงื่อนไขการตรงกันเงื่อนไขที่สองซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อระบุช่วงของค่า (ด้วยการเลือก 'และ') หรือค่าที่เป็นตัวเลือกอื่นๆ (ด้วยการเลือก 'หรือ') ใต้พื้นที่นี้จะเป็นกล่องที่อนุญาตให้คุณเปลี่ยนแปลงลำดับการจัดเรียงได้ (จากน้อยไปมาก หรือจากมากไปน้อย) ทันทีที่คุณดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก "ตั้งค่าตัวกรอง" เพื่อประยุกต์ใช้ค่าตัวกรองใหม่กับคอลัมน์ หรือคลิก "ล้างค่าตัวกรอง" เพื่อเอาตัวกรองปัจจุบันออก โปรดสังเกตว่า ระบบจะยังคงค่ารายละเอียดของตัวกรองเดิมไว้แม้ว่าตัวกรองจะถูกล้างค่าแล้ว ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเรียงลำดับตาราง "เมทาดาทาทั้งหมด" ให้เลือกคอลัมน์ แล้วเลือกการตั้งค่าตัวกรองเริ่มต้น (ตัวกรองอย่างง่ายเปิดใช้งานอยู่ "*") จากนั้นเลือกการเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก หรือจากมากไปหาน้อย

ส่วนนี้จะอธิบายวิธีการนำเข้าเมทาดาทาที่ได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งเป็นเมทาดาทาที่กำหนดให้กับเอกสารก่อนเพิ่มเอกสารเข้าไปในคอลเลกชัน ถ้าเคยกำหนดเมทาดาทาในฟอร์มที่ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์รู้จักให้กับแฟ้มไว้ก่อนหน้านี้แล้ว -- ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเลือกเอกสารจากคอลเลกชันกรีนสโตนที่มีอยู่ -- ระบบจะนำเข้าเมทาดาทาโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มแฟ้ม เมื่อต้องการดำเนินการเช่นนั้น คุณจะต้องทำการแมปเมทาดาทานั้นให้เข้ากับชุดข้อมูลเมทาดาทาที่สามารถเรียกใช้งานได้ในคอลเลกชันก่อน ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะแสดงข้อมูลที่จำเป็นขึ้นบนหน้าจอ โดยจะแสดงวิธีดำเนินการอย่างสั้น และจากนั้นจึงแสดงชื่อขององค์ประกอบเมทาดาทาที่กำลังนำเข้าเหมือนกับที่ปรากฎในแฟ้มต้นฉบับ คุณจะไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลนี้ได้ ต่อไปให้คุณเลือกชุดข้อมูลเมทาดาทาที่จะแมปเข้ากับองค์ประกอบใหม่ จากนั้นเลือกองค์ประกอบเมทาดาทาที่เหมาะสมในชุดนั้น ระบบจะเลือกเมทาดาทาที่ตรงกันที่สุดสำหรับเมทาดาทาใหม่ให้โดยอัตโนมัติโดยพิจารณารูปแบบของชุดข้อมูลและองค์ประกอบ หลังจากได้ทำการตรวจสอบการแมปเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเลือก "เพิ่ม" เพื่อเพิ่มองค์ประกอบเมทาดาทาใหม่ไปยังชุดข้อมูลเมทาดาทาที่เลือกไว้ได้ (ฟังก์ชันนี้จะเปิดใช้งานเฉพาะเมื่อไม่มีองค์ประกอบเมทาดาทาที่มีชื่อเดียวกันภายในชุดข้อมูลที่เลือก) "ผสาน" จะแมปองค์ประกอบใหม่เข้ากับองค์ประกอบที่ผู้ใช้เลือก สุดท้ายนี้ "ละเว้น" จะไม่นำเข้าข้อมูลเมทาดาทาใดๆ ที่มีชื่อองค์ประกอบนี้ ทันทีที่คุณระบุวิธีการนำเข้าชิ้นส่วนของเมทาดาทาที่แน่นอน ข้อมูลการแมปจะถูกเก็บไว้ตลอดอายุของคอลเลกชันนั้น สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับแฟ้ม metadata.xml ซึ่งโปรแกรมกรีนสโตนใช้จัดเก็บเมทาดาทา ให้ดูบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน -- การเผยแพร่ข้อมูลจากเอกสารของคุณ

ทันทีที่แฟ้มของคุณถูกปรับแต่งด้วยเมทาดาทา ลำดับต่อไปคุณจะต้องคำนึงถึงวิธีเข้าถึงเอกสารของผู้ใช้ปลายทาง ข้อมูลชนิดใดบ้างที่สามารถค้นหาได้ มีวิธีใดบ้างที่จะใช้เรียกดูเอกสารเหล่านั้น คุณสามารถกำหนดคุณลักษณะเหล่านี้ได้ด้วยตนเองโดยในส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการดังกล่าว

ส่วนนี้จะนำเสนอมุมมองการออกแบบ และอธิบายวิธีการนำทางระหว่างมุมมองที่หลากหลายภายในบานหน้าต่างนี้ ด้วยการใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์นี้ คุณจะสามารถกำหนดค่าวิธีประมวลผลเอกสาร และวิธีที่ผู้ใช้จะเข้าถึงคอลเลกชันได้ ตัวเลือกการกำหนดค่าจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนที่แตกต่างกัน โดยแต่ละส่วนจะสัมพันธ์กับขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงของการกำหนดค่าคอลเลกชันด้วยตนเอง ทางด้านซ้ายเป็นรายการมุมมองต่างๆ ส่วนด้านขวาเป็นตัวควบคุมที่สัมพันธ์กับมุมมองปัจจุบัน เมื่อต้องการเปลี่ยนไปยังมุมมองอื่น ให้คลิกชื่อของมุมมองในรายการ เพื่อทำความเข้าใจขั้นตอนและศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบคอลเลกชัน ให้เริ่มอ่านบทที่ 1 และบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตนก่อน

ส่วนนี้จะอธิบายวิธีการกำหนดค่าปลั๊กอินของเอกสารที่คอลเลกชันใช้ โดยจะอธิบายวิธีระบุปลั๊กอินที่ต้องการใช้ การกำหนดพารามิเตอร์ที่ต้องการส่งผ่าน และการจัดลำดับปลั๊กอิน คุณสามารถเริ่มดำเนินการได้โดยคลิก "ปลั๊กอินเอกสาร" ภายใต้แท็บ "ออกแบบ" เมื่อต้องการเพิ่มปลั๊กอิน ให้เลือกปลั๊กอินโดยใช้รายการแบบหล่นลง "เลือกปลั๊กอินที่ต้องการเพิ่ม" บริเวณใกล้ส่วนล่างสุด จากนั้นคลิก "เพิ่มปลั๊กอิน" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นในชื่อว่า "การกำหนดค่าอาร์กิวเมนต์" ซึ่งจะมีคำอธิบายในภายหลัง ทันทีที่คุณกำหนดค่าปลั๊กอินใหม่ ปลั๊กอินนี้จะถูกเพิ่มเข้าไปในลำดับท้ายสุดของรายการ "ปลั๊กอินที่กำหนด" ในโหมดบรรณารักษ์ ปลั๊กอินแต่ละตัว ยกเว้น UnknownPlug อาจจะปรากฎขึ้นเพียงครั้งเดียวในคอลเลกชัน ในโหมดที่สูงกว่า ปลั๊กอินเหล่านี้อาจจะปรากฎขึ้นหลายครั้ง คุณจำเป็นต้องตั้งค่าอาร์กิวเมนต์ process_exp เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์ได้ เมื่อต้องการดูคำอธิบายอย่างสั้นของปลั๊กอิน ให้เลือกปลั๊กอินที่ต้องการในรายการแบบหล่นลง "เลือกปลั๊กอินที่ต้องการเพิ่ม" จากนั้นลากเมาส์ไปบนปลั๊กอินนั้น เคล็ดลับเครื่องมือที่แสดงคำอธิบายจะปรากฎขึ้น เมื่อต้องการเอาปลั๊กอินออก ให้เลือกปลั๊กอินในรายการและคลิก "เอาปลั๊กอินออก" ปลั๊กอินจะถูกกำหนดค่าด้วยการกำหนดอาร์กิวเมนต์ เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนค่า ให้เลือกปลั๊กอินจากรายการและคลิก "กำหนดค่าปลั๊กอิน" (หรือคลิกสองครั้งที่ปลั๊กอิน) กล่องโต้ตอบ "การกำหนดค่าอาร์กิวเมนต์" จะปรากฎขึ้นพร้อมตัวควบคุมต่างๆ สำหรับระบุค่าอาร์กิวเมนต์ มีตัวควบคุมที่แตกต่างกันอยู่หลายชนิด ตัวควบคุมบางตัวเป็นกล่องกาเครื่องหมาย และการคลิกหนึ่งครั้งจะเป็นการเพิ่มตัวเลือกที่เหมาะสมให้กับปลั๊กอิน บางตัวเป็นสตริงข้อความที่มาพร้อมกล่องกาเครื่องหมายและเขตข้อมูลข้อความ ให้คลิกที่กล่องเพื่อเปิดใช้งานอาร์กิวเมนต์ จากนั้นพิมพ์ข้อความที่เหมาะสม (นิพจน์ปกติ หรือเส้นทางของแฟ้ม และอื่นๆ) ลงในกล่อง ตัวควบคุมอื่นๆ เป็นเมนูแบบหล่นลงซึ่งคุณสามารถเลือกจากชุดของค่าที่กำหนดไว้แล้วได้ เมื่อต้องการเรียนรู้การทำงานของอาร์กิวเมนต์ ให้ลากเมาส์เหนือชื่อของอาร์กิวเมนต์สักครู่ คำอธิบายจะปรากฎขึ้น เมื่อคุณเปลี่ยนการกำหนดค่าแล้ว ให้คลิก "ตกลง" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง และปิดกล่องโต้ตอบนั้น หรือคลิก "ยกเลิก" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงค่าอาร์กิวเมนต์ใดๆ ของปลั๊กอิน ปลั๊กอินในรายการจะดำเนินการตามลำดับ และการเรียงลำดับบางครั้งก็มีความสำคัญ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงลำดับของปลั๊กอินได้เฉพาะในโหมดผู้เชี่ยวชาญระบบห้องสมุด (Library Systems Specialist) และในโหมดผู้ชำนาญการ (Expert) เท่านั้น (ดูที่ )

ดัชนีจะระบุว่าส่วนใดบ้างของคอลเลกชันที่สามารถค้นหาได้ ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการเพิ่มหรือการเอาดัชนีออก และการตั้งค่าดัชนีเริ่มต้น คุณสามารถดำเนินการได้โดยคลิกที่ ภายใต้แท็บ มุมบนขวาของพาเนล จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตัวทำดัชนีที่คอลเลกชันกำลังใช้งานอยู่ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิก หน้าต่างป๊อปอัพจะปรากฎขึ้นพร้อมรายการของตัวเลือก: MG, MGPP และ Lucene การเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อวิธีการสร้างดัชนี และอาจส่งผลต่อฟังก์ชันที่ใช้ในการค้นหาด้วย รายการ แสดงรายการดัชนีที่กำหนดใช้กับคอลเลกชันในปัจจุบัน เมื่อต้องการเพิ่มดัชนี ให้คลิก ... หน้าต่างป๊อปอัพจะปรากฎขึ้นพร้อมรายการแหล่งข้อมูล ซึ่งรวมถึงข้อความและเมทาดาทา ให้เลือกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการทำดัชนี ปุ่ม และ จะใช้ในการทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายรายการทั้งหมดในรายการตามลำดับ ทันทีที่มีการกำหนดดัชนีใหม่ ให้คลิก เพื่อเพิ่มดัชนีลงในคอลเลกชัน จะใช้งานได้เฉพาะเมื่อการตั้งค่าอธิบายดัชนีใหม่ที่ยังไม่ได้มีการกำหนดให้กับคอลเลกชันเท่านั้น สำหรับดัชนีแบบ MG คุณจำเป็นต้องเลือกความละเอียดของดัชนี โดยใช้เมนู ด้วย สำหรับดัชนีแบบ MGPP และ Lucene ความละเอียดของดัชนีจะถูกกำหนดแบบครอบคลุมทั้งหมด ไม่ใช่ต่อหนึ่งดัชนี ระดับที่เป็นไปได้จะแสดงขึ้นในบานหน้าต่าง หลัก และสามารถเพิ่มลงในคอลเลกชันได้ด้วยการทำเครื่องหมายในกล่องกาเครื่องหมาย ดัชนีพิเศษที่สามารถเรียกใช้งานได้ใน MGPP และ Lucene คือ ดัชนี "allfields" ซึ่งเพียงแต่ช่วยให้คุณสามารถทำการค้นหาแบบผสานที่ครอบคลุมดัชนีที่ระบุทั้งหมดได้โดยไม่จำเป็นต้องระบุดัชนีแยกต่างหากซึ่งบรรจุแหล่งข้อมูลทั้งหมด เมื่อต้องการเพิ่มดัชนีนี้ ให้ทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมาย และคลิก สำหรับ MGPP และ Lucene นั้น ระบบจะแสดงปุ่ม ขึ้นมาเพื่อเป็นทางลัดในการเพิ่มเมทาดาทา และแหล่งข้อความทั้งหมดเป็นดัชนีอิสระ เมื่อต้องการแก้ไขดัชนี ให้เลือกดัชนีที่ต้องการแก้ไข และคลิกที่ ข้อความที่คล้ายกับ จะแสดงขึ้นมา เมื่อต้องการเอาดัชนีออก ให้เลือกดัชนีที่ต้องการเอาออกจากรายการดัชนีที่กำหนด และคลิก "ลำดับของดัชนีที่กำหนดในรายการ "ดัชนีที่กำหนด" จะเป็นลำดับที่ปรากฎในเมนูแบบหล่นลงในหน้าค้นหา ให้ใช้ปุ่ม และ เพื่อเปลี่ยนแปลงการเรียงลำดับนี้" ดัชนีที่เลือกไว้โดยค่าเริ่มต้นบนหน้าค้นหาจะถูกเรียกว่า "ดัชนีเริ่มต้น" คุณสามารถตั้งค่านี้ได้ด้วยการเลือกดัชนีที่ต้องการจากรายการ และคลิก "ตั้งค่าเริ่มต้น" ดัชนีเริ่มต้นจะถูกกำหนดด้วยคำว่า "[ดัชนีเริ่มต้น]" ในรายการ "ดัชนีที่กำหนด" ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าดัชนีเริ่มต้นไว้ ระบบจะใช้ค่าแรกในรายการเป็นค่าเริ่มต้น คุณสามารถตั้งค่าชื่อที่ใช้ในรายการแบบหล่นลงของดัชนีบนหน้าค้นหาได้ในส่วนควบคุม ของมุมมอง (ดูที่ ) สำหรับดัชนีแบบ MG และ MGPP จะมีตัวเลือกอื่นที่ควบคุมวิธีการสร้างดัชนีนี้ การค้นด้วยรากศัพท์ (Stemming) และ Case-folding อาจถูกเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานได้ในดัชนี— ถ้าถูกปิดใช้งาน จะไม่มีการแสดงตัวเลือกในหน้ากำหนดลักษณะของคอลเลกชัน Accent-folding ยังคงสามารถเรียกใช้งานได้ในดัชนีแบบ MGPP ซึ่งจะทำงานในลักษณะเดียวกับ Case-folding แต่แทนที่จะตรวจสอบความตรงกันระหว่างตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวอักษรที่มีเครื่องหมายแสดงการออกเสียง (Diacritics) จะถูกทำให้ตรงกับอักษรที่ไม่มีเครื่องหมายแสดงการออกเสียง

ดัชนีจะถูกสร้างโดยใช้ข้อความเฉพาะหรือแหล่งเมทาดาทา คุณสามารถควบคุมพื้นที่ค้นหาได้ด้วยการจัดทำพาร์ทิชันดัชนี ทั้งโดยใช้ภาษาหรือโดยตัวกรองที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีดำเนินการดังกล่าว ภายใต้แท็บ "ออกแบบ" ให้คลิกที่ "ดัชนีพาร์ทิชัน" มุมมอง "ดัชนีพาร์ทิชัน" มีสามแท็บคือ "นิยามตัวกรอง" "กำหนดพาร์ทิชัน" และ "กำหนดภาษา" เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพาร์ทิชัน ให้อ่านบทความเกี่ยวกับคอลเลกชันย่อย และดัชนีย่อยในบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน หน้าจอดัชนีพาร์ทิชันจะสามารถเปิดใช้งานได้เฉพาะในโหมดผู้เชี่ยวชาญระบบห้องสมุด (Library Systems Specialist) และโหมดผู้ชำนาญการ (Expert) (ดูที่ ) โปรดสังเกตว่า สำหรับคอลเลกชัน MG จำนวนพาร์ทิชันทั้งหมดที่สร้างจะเป็นการรวมกันของดัชนีทั้งหมด ตัวกรองคอลเลกชันย่อย และภาษาที่เลือก ดัชนีสองตัวที่มีตัวกรองคอลเลกชันย่อยสองตัวในสองภาษาจะมีพาร์ทิชันดัชนีทั้งหมดแปดส่วน สำหรับ MGPP แล้ว ดัชนีทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นในดัชนีทางกายภาพหนึ่งตัว ดังนั้นจึงมีเพียงสี่พาร์ทิชันดัชนีเท่านั้น สำหรับ Lucene จำนวนของดัชนีทางกายภาพจะถูกกำหนดด้วยจำนวนของระดับที่กำหนดให้กับคอลเลกชัน หนึ่งดัชนีต่อหนึ่งระดับ ดังนั้น ในสถานการณ์ดังกล่าว หนึ่งระดับจะมีดัชนีทางกายภาพสี่ตัว ในขณะที่สองระดับก็จะมีดัชนีแปดตัว

คุณสามารถใช้ตัวกรองจัดกลุ่มเอกสารทั้งหมดในดัชนีซึ่งค่าของเมทาดาทาตรงตามแบบแผนที่ได้กำหนดเข้าด้วยกันลงในคอลเลกชันย่อยได้ เมื่อต้องการสร้างตัวกรอง ให้คลิกแท็บ "นิยามตัวกรอง" และใส่ชื่อสำหรับตัวกรองใหม่ลงในเขตข้อมูล "ชื่อตัวกรองคอลเลกชันย่อย" ถัดไปให้เลือกคุณลักษณะของเอกสารที่ต้องการทำให้ตรงกัน ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งองค์ประกอบเมทาดาทาหรือชื่อของแฟ้มในคำถาม จากนั้นป้อนนิพจน์ปกติที่จะใช้ระหว่างการดำเนินการตรวจสอบความตรงกัน คุณสามารถสลับไปมาระหว่าง "รวม" เอกสารที่ตรงกับตัวกรอง หรือ "ไม่รวม" เอกสารก็ได้ นอกจากนี้คุณสามารถระบุสถานะนิพจน์ปกติ PERL มาตรฐานใดๆ ก็ได้เพื่อใช้เมื่อดำเนินการตรวจสอบความตรงกัน (เช่น "i" สำหรับการตรวจสอบความตรงกันแบบไม่แยกแยะตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก) และสุดท้าย ให้คลิก "เพิ่มตัวกรอง" เพื่อเพิ่มตัวกรองไปยังรายการ "ตัวกรองคอลเลกชันย่อยที่กำหนด" เมื่อต้องการเอาตัวกรองออก ให้เลือกตัวกรองจากรายการ และคลิก "เอาตัวกรองออก" เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนตัวกรอง ให้เลือกตัวกรองจากรายการ จากนั้นเปลี่ยนค่าใดก็ได้ที่ปรากฎในตัวควบคุมการแก้ไข และคลิก "แทนที่ตัวกรอง" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงค่า การนิยามตัวกรองจะไม่เป็นการสร้างคอลเลกชันย่อย คอลเลกชันย่อยจะถูกระบุไว้ใน ขึ้นอยู่กับตัวกรองที่คุณเพิ่งนิยามไป

หลังจากนิยามตัวกรองคอลเลกชันย่อยอย่างน้อยหนึ่งตัวแล้ว ให้ใช้แท็บ "กำหนดพาร์ทิชัน" เพื่อสร้างดัชนีสำหรับตัวกรอง (หรือสำหรับกลุ่มของตัวกรอง) จากนั้นเลือกตัวกรองที่ต้องการหนึ่งตัวหรือหลายตัวจากรายการ "ตัวกรองคอลเลกชันย่อยที่กำหนด" และคลิก "เพิ่มพาร์ทิชัน" พาร์ทิชันที่ระบุแต่ละตัวจะแสดงผลในคอลเลกชันย่อยที่มีเอกสารที่ตรงตามตัวกรองใดๆ ที่สัมพันธ์กับพาร์ทิชันนั้น เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนพาร์ทิชัน ให้เลือกพาร์ทิชันออกจากรายการ ทำการแก้ไขตัวกรอง และคลิก เมื่อต้องการเอาพาร์ทิชันออก ให้เลือกพาร์ทิชันออกจากรายการ และคลิก "เอาพาร์ทิชันออก" ลำดับที่ระบุพาร์ทิชันไว้ใน "รายการพาร์ทิชันที่กำหนด" เป็นลำดับที่พาร์ทิชันจะปรากฎในเมนูแบบหล่นลงในหน้าค้นหา ให้ใช้ปุ่ม และ เพื่อเปลี่ยนแปลงการเรียงลำดับนี้ เมื่อต้องการกำหนดให้พาร์ทิชันเป็นค่าเริ่มต้น ให้เลือกพาร์ทิชันจากรายการ และคลิก คุณสามารถตั้งค่าชื่อที่ใช้สำหรับรายการแบบหล่นลงของพาร์ทิชันในหน้าค้นหาได้ใน ส่วนของ พาเนล (ดูที่ )

ส่วนนี้แสดงรายละเอียดวิธีการจำกัดดัชนีการค้นหาให้กับภาษาใดภาษาหนึ่ง คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ด้วยการสร้างพาร์ทิชันโดยใช้แท็บ "กำหนดภาษา" ของส่วนควบคุม "ดัชนีพาร์ทิชัน" เมื่อต้องการเพิ่มพาร์ทิชันภาษาใหม่ ให้ใช้แท็บ "กำหนดภาษา" เพื่อสร้างดัชนีสำหรับภาษานั้น จากนั้นเลือกภาษาอย่างน้อยหนึ่งภาษาจากรายการ "ภาษาที่ต้องการเพิ่ม" และคลิก "เพิ่มพาร์ทิชัน" เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงพาร์ทิชันที่มีอยู่ ให้เลือกพาร์ทิชันจากรายการ "พาร์ทิชันภาษาที่กำหนด" จากนั้นแก้ไขภาษาที่เลือกไว้ในรายการ "ภาษาที่ต้องการเพิ่ม" ด้านล่าง และคลิก "แทนที่พาร์ทิชัน" เมื่อต้องการเอาพาร์ทิชันภาษาออก ให้เลือกพาร์ทิชันจากรายการ "พาร์ทิชันภาษาที่กำหนด" และคลิก "เอาพาร์ทิชันออก" ลำดับที่ระบุพาร์ทิชันภาษาไว้ใน "รายการพาร์ทิชันภาษาที่กำหนด" เป็นลำดับที่จะปรากฎในเมนูแบบหล่นลงในหน้าค้นหา ให้ใช้ปุ่ม และ เพื่อเปลี่ยนแปลงการเรียงลำดับนี้ เมื่อต้องการตั้งค่าพาร์ทิชันภาษาเริ่มต้น ให้เลือกพาร์ทิชันภาษาจากรายการ และคลิก "ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น" คุณสามารถตั้งค่าชื่อที่ใช้สำหรับรายการแบบหล่นลงของพาร์ทิชันภาษาในหน้าค้นหาใน ส่วนของ พาเนลได้ (ดูที่ )

ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการกำหนด "ตัวแยกประเภท" ซึ่งจะใช้สำหรับการเรียกดูให้กับคอลเลกชัน คุณสามารถเริ่มดำเนินการได้โดยการคลิก "การเรียกดูตัวแยกประเภท" ภายใต้แท็บ"ออกแบบ" เมื่อต้องการเพิ่มตัวแยกประเภท ให้เลือกตัวแยกประเภทโดยใช้รายการแบบหล่นลง "เลือกตัวแยกประเภทที่ต้องการเพิ่ม" ที่อยู่ใกล้ส่วนล่างขอหน้าจอ จากนั้นคลิก "เพิ่มตัวแยกประเภท…" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นในชื่อ "การกำหนดค่าอาร์กิวเมนต์" ซึ่งคำแนะนำสำหรับกล่องโต้ตอบนี้จะเหมือนกับของปลั๊กอิน (ดูที่ ) ทันทีที่คุณได้กำหนดค่าตัวแยกประเภทใหม่แล้ว ตัวแยกประเภทจะถูกเพิ่มลงไปที่ลำดับท้ายสุดของรายการ "ตัวแยกประเภทที่กำหนด" เมื่อต้องการดูคำอธิบายอย่างสั้นของตัวแยกประเภท ให้เลือกตัวแยกประเภทในรายการแบบหล่นลง "เลือกตัวแยกประเภทที่ต้องการเพิ่ม" จากนั้นลากเมาส์เหนือตัวแยกประเภทนั้น เคล็ดลับเครื่องมือที่แสดงคำอธิบายจะปรากฎขึ้น ตัวแยกประเภทแต่ละตัวมีหลายอาร์กิวเมนต์ที่สามารถกำหนดค่าได้ อาร์กิวเมนต์ที่สำคัญรวมถึง"metadata" ซึ่งระบุเมทาดาทาที่จะใช้แยกประเภทเอกสารนั้น และ "buttonname" ซึ่งเป็นชื่อที่จะปรากฎในแถบนำทาง เมื่อต้องการเอาตัวแยกประเภทออก ให้เลือกตัวแยกประเภทจากรายการ และคลิก "เอาตัวแยกประเภทออก" เมื่อต้องการเปลี่ยนอาร์กิวเมนต์สำหรับตัวแยกประเภท ให้เลือกอาร์กิวเมนต์จากรายการ และคลิก "กำหนดค่าตัวแยกประเภท" (หรือคลิกสองครั้งที่ตัวแยกประเภทในรายการ) การเรียงลำดับตัวแยกประเภทในแถบนำทางของคอลเลกชันจะสะท้อนถึงลำดับของตัวแยกประเภทที่นี่ด้วย เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับ ให้เลือกตัวแยกประเภทที่คุณต้องการย้าย และคลิก หรือ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแยกประเภท กรุณาอ่านบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน -- การเผยแพร่ข้อมูลจากเอกสารของคุณ

การได้รวบรวมเอกสารสำหรับคอลเลกชัน ให้คำอธิบายประกอบเอกสารด้วยเมทาดาทา และออกแบบวิธีการนำเสนอคอลเลกชัน ในตอนนี้คุณสามารถผลิตคอลเลกชันโดยใช้โปรแกรมกรีนสโตนได้แล้ว ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการผลิตคอลเลคชัน

มุมมองการสร้างจะถูกใช้เพื่อสร้างคอลเลกชันด้วยการเรียกใช้สคริปต์การสร้างคอลเลกชันของโปรแกรมกรีนสโตนบนข้อมูลที่คุณให้ไว้ คุณสามารถเข้าถึงมุมมองการสร้างได้ด้วยการคลิกแท็บ "สร้าง" การคลิก "สร้างคอลเลกชัน" เป็นการเริ่มต้นกระบวนการสร้างคอลเลกชัน เวลาที่ใช้ดำเนินการจะขึ้นกับขนาดของคอลเลกชันและจำนวนของดัชนีที่กำลังสร้าง (สำหรับคอลเลกชันขนาดใหญ่ อาจใช้เวลาเป็นชั่วโมง) แถบความคืบหน้าจะบ่งชี้ปริมาณงานที่ประมวลผลเสร็จสิ้นแล้ว เมื่อต้องการยกเลิกการประมวลผลเมื่อใดก็ตาม ให้คลิก "ยกเลิกการสร้าง" ส่วนล่างของพาเนลจะแสดงผลลัพธ์บางอย่างจากกระบวนการสร้าง ส่วนบนจะแสดงตัวเลือกบางตัวสำหรับการควบคุมกระบวนการสร้าง ทันทีที่การสร้างคอลเลกชันเสร็จสิ้นเแล้ว การคลิก "แสดงตัวอย่างคอลเลกชัน" จะเป็นการเปิดเว็บเบราเซอร์ซึ่งจะแสดงหน้าแรกของคอลเลกชันนั้น

บางครั้งอาจจะเกิดสิ่งผิดพลาดขึ้นระหว่างการสร้างคอลเลกชัน สาเหตุของปัญหานี้อาจเกิดจากการที่ระบบไม่สามารถประมวลผลแฟ้มบางแฟ้มได้ เช่น การที่ระบบสามารถสร้างแฟ้มที่เหลืออยู่ในคอลเลกชันได้ สามารถแสดงตัวอย่างได้ แต่อาจมีเอกสารบางฉบับหายไป หรือคอลเลกชันทั้งหมดอาจจะถูกสร้างขึ้นอย่างไม่เหมาะสม ในกรณีเช่นนี้ ระบบจะแสดงข้อความว่า เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้น การสลับ GLI ให้อยู่ในโหมดผู้ชำนาญการอาจสามารถช่วยแก้ปัญหาได้ (แฟ้ม->กำหนดลักษณะ->โหมด ให้ดูที่ ) จากนั้นตั้งค่าตัวเลือกการสร้าง "verbosity" เป็น 5 แล้วทำการสร้างคอลเลคชันใหม่เพื่อดูว่ายังมีข้อความแสดงความผิดพลาดใดๆ อีกหรือไม่

ในโหมดผู้ชำนาญการ คุณสามารถใช้รายการ "แฟ้มบันทึกข้อความ" ที่อยู่ทางซ้ายเพื่อตรวจทานความพยายามในการสร้างคอลเลกชันก่อนหน้านี้ว่าสามารถสร้างได้สำเร็จหรือไม่ ให้เลือกแฟ้มบันทึกที่คุณต้องการโดยคลิกวันที่ที่คุณต้องการในรายการ "ประวัติแฟ้มบันทึก" ในโหมดนี้ รายการตัวเลือกการนำเข้าและตัวเลือกการสร้างทั้งหมดจะแสดงไว้ในแท็บ "การนำเข้า" และแท็บ "การสร้าง" ทางซ้ายมือ การตั้งค่าต่างๆ จะถูกควบคุมในรูปแบบเดียวกับหน้าต่าง "การกำหนดค่าอาร์กิวเมนต์" ซึ่งได้มีการอธิบายไว้ในส่วน แล้ว เขตข้อมูลบางตัวต้องการอาร์กิวเมนต์เชิงตัวเลข และคุณสามารถพิมพ์ค่าเหล่านี้ลงไปเอง หรือใช้เครื่องหมายลูกศรเพื่อเพิ่มหรือลดค่าปัจจุบันได้ (ในบางกรณี ส่วนติดต่อผู้ใช้จะจำกัดช่วงของค่าที่คุณจะใส่) คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกอื่นๆได้โดยการคลิกกล่องกาเครื่องหมายที่ต้องการ (คลิกอีกครั้งเพื่อปิดใช้งาน) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าและการสร้าง กรุณาอ่านบทที่ 1 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน -- การทำความเข้าใจเรื่องกระบวนการสร้างคอลเลกชัน

ทันทีที่คุณสร้างคอลเลกชันเรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องตัดสินใจต่อไปว่า ลักษณะของคอลเลกชันที่จะปรากฎต่อผู้ใช้จะเป็นอย่างไร ควรจะใช้ชื่อใดในรายการแบบหล่นลงของดัชนีในแบบฟอร์มการค้นหา ควรจะแสดงผลลัพธ์ที่ได้จากการค้นหาอย่างไร ควรจะแสดงเมทาดาทาใดบ้างเมื่อผู้ใช้ดูเอกสาร คุณสามารถกำหนดลักษณะเหล่านี้ได้เอง โดยส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีดำเนินการนี้

ส่วนนี้เป็นส่วนที่แนะนำมุมมอง "รูปแบบ" และอธิบายวิธีนำทางระหว่างบานหน้าต่างที่หลากหลาย ด้วยการใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ คุณจะสามารถกำหนดค่าลักษณะของคอลเลกชันที่ปรากฎต่อผู้ใช้ได้ ตัวเลือกการกำหนดค่าจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ โดยที่แต่ละส่วนจะสัมพันธ์กับชนิดของการกำหนดเองที่แตกต่างกัน ทางด้านซ้ายเป็นรายการพารามิเตอร์ และด้านขวาเป็นหน่วยข้อมูลควบคุมที่สัมพันธ์กับพารามิเตอร์แต่ละตัว เมื่อต้องการแก้ไขพารามิเตอร์ ให้คลิกที่ชื่อพารามิเตอร์ในรายการ ใต้รายการพารามิเตอร์จะมีปุ่ม "แสดงตัวอย่างคอลเลกชัน" คุณสามารถดูตัวอย่างคอลเลกชันได้ในทันทีโดยไม่จำเป็นต้องปรับปรุงคอลเลกชันใหม่เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงมุมมองรูปแบบ อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องสร้างคอลเลกชันอย่างน้อยครั้งหนึ่งก่อนเพื่อให้ระบบสามารถแสดงตัวอย่างได้

ส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการตรวจสอบและปรับเปลี่ยนการตั้งค่าทั่วไปที่สัมพันธ์กับคอลเลกชันของคุณ คุณสามารถเริ่มดำเนินงานได้โดยคลิก "ทั่วไป" ภายใต้แท็บ "รูปแบบ" คุณสามารถตั้งค่าหรือปรับเปลี่ยนเมทาดาทาทั่วไปบางตัวของคอลเลกชัน รวมถึงชื่อและรายละเอียดที่ใส่ไว้เมื่อเริ่มต้นคอลเลกชันใหม่ได้ที่นี่ ส่วนแรกคือ ที่อยู่อีเมลที่ติดต่อได้ของผู้สร้างและผู้ดูแลคอลเลกชัน เขตข้อมูลด้านล่างอนุญาตให้คุณเปลี่ยนชื่อคอลเลกชันได้ ถัดมาเป็นโฟลเดอร์ที่จัดเก็บคอลเลกชัน แต่คุณไม่สามารถปรับเปลี่ยนค่าในโฟลเดอร์นี้ได้ จากนั้นเป็นไอคอนที่แสดงอยู่ด้านบนซ้ายของหน้า "เกี่ยวกับ" ของคอลเลกชัน (ในรูปแบบ URL) ตามด้วยไอคอนที่ใช้ในหน้าห้องสมุดกรีนสโตนเพื่อเชื่อมโยงไปยังคอลเลกชันต่างๆ ถัดไปเป็นกล่องกาเครื่องหมายที่ควบคุมลักษณะการเข้าถึงคอลเลกชันสำหรับผู้ใช้ทั่วไป สุดท้ายเป็นพื้นที่ "คำอธิบายคอลเลกชัน" ดังที่อธิบายไว้ใน

ส่วนนี้อธิบายถึงวิธีตั้งค่าข้อความที่แสดงสำหรับรายการแบบหล่นลงบนหน้าค้นหา คุณสามารถเริ่มดำเนินการได้โดยคลิก "ค้นหา" ภายใต้แท็บ "รูปแบบ" บานหน้าต่างนี้ประกอบด้วยตารางที่แสดงดัชนีค้นหาแต่ละรายการ ที่นี่คุณสามารถใส่ข้อความที่จะใช้เป็นชื่อดัชนีในรายการแบบหล่นลงบนหน้าค้นหาได้ บานหน้าต่างนี้จะอนุญาตให้คุณตั้งค่าข้อความสำหรับหนึ่งภาษาเท่านั้น ซึ่งจะเป็นภาษาที่ GLI ใช้อยู่ในปัจจุบัน เมื่อต้องการแปลชื่อเหล่านี้เป็นภาษาอื่นๆ ให้ใช้ส่วน "แปลข้อความ" ของมุมมอง "รูปแบบ" (ดูที่ )

หน้าเว็บที่คุณเห็นขณะใช้โปรแกรมกรีนสโตนไม่ได้มีการจัดเก็บไว้ล่วงหน้า แต่หน้าเว็บจะถูกสร้างขึ้น 'ทันทีในขณะนั้น' เมื่อมีการเรียกใช้งาน คำสั่งรูปแบบจะถูกใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงลักษณะที่ปรากฎของหน้าที่สร้างขึ้นเหล่านี้ คำสั่งเหล่านี้จะส่งผลต่อสิ่งต่างๆ เช่น ปุ่มที่จะปรากฎขึ้นเมื่อมีการแสดงเอกสาร และการเชื่อมโยงต่างๆ ที่จะแสดงขึ้นเมื่อเรียกใช้ตัวแยกประเภท DateList การพัฒนาคำสั่งรูปแบบเป็นสิ่งที่ไม่ง่ายนัก คุณควรอ่านบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตนเสียก่อน ส่วนนี้จะกล่าวถึงการตั้งค่ารูปแบบ และวิธีการเข้าถึงจากส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ คุณสามารถเริ่มดำเนินการได้โดยการคลิก "คุณลักษณะรูปแบบ" ภายใต้แท็บ "รูปแบบ" คุณสามารถประยุกต์ใช้คำสั่งรูปแบบกับสิ่งใดก็ได้ในรายการแบบหล่นลง "เลือกคุณลักษณะ" ซึ่งรวมถึงตัวแยกประเภทแต่ละตัว และรายการคุณลักษณะที่กำหนดค่าไว้แล้ว เมื่อคุณเลือกคุณลักษณะ จะมีตัวควบคุมอยู่สองชนิด คุณลักษณะบางอย่างจะสามารถเปิดหรือปิดใช้งานได้อย่างง่ายดาย โดยจะถูกควบคุมด้วยกล่องกาเครื่องหมาย คุณลักษณะอื่นๆ ต้องการการระบุสตริงรูปแบบ สำหรับคุณลักษณะเหล่านี้ จะมีรายการแบบหล่นลง ("คอมโพเนนต์ที่เปลี่ยนแปลง") เพื่อใช้เลือกว่า ส่วนใดของคุณลักษณะที่ได้รับผลจากการประยุกต์ใช้สตริง (ถ้าจำเป็น) พื้นที่ข้อความ ("สตริงรูปแบบ HTML") สำหรับการใส่ค่าสตริง และการเลือก "ตัวแปร"ที่กำหนดค่าไว้แล้ว เมื่อต้องการแทรกตัวแปรลงในสตริงรูปแบบ ให้กำหนดตำแหน่งของเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดที่ต้องการแทรก แล้วเลือกตัวแปรที่ต้องการจากกล่องคำสั่งผสม คุณสามารถระบุรูปแบบเริ่มต้นสำหรับคอมโพเนนต์เฉพาะอย่างได้โดยการเลือกคุณลักษณะ "คุณลักษณะทั้งหมด" จากนั้นรูปแบบนี้จะถูกประยุกต์ใช้กับคุณลักษณะที่สามารถใช้งานได้ทั้งหมด เว้นแต่ว่าจะมีการกำหนดรูปแบบเฉพาะขึ้นมาแทนที่ เมื่อต้องการเพิ่มคำสั่งรูปแบบใหม่ ให้เลือกคุณลักษณะและคอมโพเนนต์ที่สามารถใช้งานได้ ค่าเริ่มต้นสำหรับคำสั่งนี้จะถูกแสดงด้วยสีเทา ให้คลิก เพื่อกำหนดค่าลงในคอลเลกชัน "สตริงรูปแบบ HTML" จะกลายเป็นแบบที่สามารถแก้ไขได้ และคุณจะสามารถเปลี่ยนค่าได้ตามต้องการ โดยคุณจะสามารถกำหนดคำสั่งรูปแบบเพียงหนึ่งคำสั่งให้กับการรวมกันของคุณลักษณะ/คอมโพเนนต์แต่ละตัวเท่านั้น เมื่อต้องการเอาคำสั่งรูปแบบออก ให้เลือกคำสั่งรูปแบบจากรายการ และคลิก "เอารูปแบบออก" สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแปล และคอมโพเนนต์คุณลักษณะ ให้อ่านบทที่ 2 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน

ส่วนนี้จะอธิบายถึงมุมมองการแปล ที่ซึ่งคุณสามารถแปลชิ้นส่วนของข้อความในหลายๆ ส่วนของส่วนติดต่อผู้ใช้ของคอลเลกชันไปเป็นภาษาอื่นได้ คุณสามารถดำเนินการได้โดยคลิก "แปลข้อความ" ภายใต้แท็บ "รูปแบบ" ในขั้นแรก ให้เลือกรายการจากรายการ "คุณลักษณะ" สตริงระบุภาษาที่สัมพันธ์กับคุณลักษณะนี้จะปรากฎขึ้นด้านล่าง ให้ใช้รายการแบบหล่นลง "ภาษาที่ต้องการแปล" เพื่อเลือกภาษาเป้าหมาย และพิมพ์ข้อความที่แปลแล้วลงในพื้นที่ข้อความ โดยการอ้างถึง "ส่วนของข้อความตั้งต้น" ถ้าจำเป็น เมื่อทำการแปลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ "เพิ่มคำแปล" เมื่อต้องการเอาคำแปลที่มีอยู่แล้วออก ให้เลือกคำแปลนั้นในตาราง "คำแปลที่กำหนด" และคลิก "เอาคำแปลออก" เมื่อต้องการแก้ไขคำแปล ให้เลือกคำแปลนั้น ทำการแก้ไขบริเวณ "ข้อความที่แปลแล้ว" และคลิก "แทนที่คำแปล"

โปรแกรมกรีนสโตนสามารถค้นหาข้อมูลข้ามคอลเลกชันที่แตกต่างกันหลายคอลเลกชันได้ราวกับเป็นคอลเลกชันเดียวกัน ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการระบุรายการของคอลเลกชันอื่นๆ ที่จะค้นหาเข้ากับคอลเลกชันปัจจุบัน เมื่อต้องการดำเนินการ ให้คลิก "ค้นหาข้ามคอลเลกชัน" ภายใต้แท็บ "รูปแบบ" ส่วนควบคุมการค้นหาข้ามคอลเลกชันจะแสดงรายการตรวจสอบของคอลเลกชันที่สามารถเรียกใช้งานได้ คอลเลกชันปัจจุบันจะถูกทำเครื่องหมายไว้และไม่สามารถยกเลิกการเลือกได้ เมื่อต้องการเพิ่มคอลเลกชันอื่นเพื่อให้ระบบทำการค้นหาไปพร้อมกัน ให้คลิกคอลเลกชันในรายการ (คลิกอีกครั้งเพื่อเอาคอลเลกชันออก) หากคุณเลือกเพียงคอลเลกชันเดียว จะไม่มีการค้นหาข้ามคอลเลกชัน ถ้าคอลเลกชันแต่ละคอลเลกชันไม่มีดัชนีตัวเดียวกัน (รวมถึงพาร์ทิชันของคอลเลกชันย่อยและพาร์ทิชันภาษา) กับคอลเลกชันตัวอื่น การค้นหาข้ามคอลเลกชันจะทำงานไม่ปกติ ผู้ใช้สามารถทำได้เพียงค้นหาโดยใช้ดัชนีที่มีในคอลเลกชันทั้งหมดเท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทที่ 1 ของแนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน

ภายใต้แท็บ "รูปแบบ" ให้คลิกที่ "แมโครเฉพาะคอลเลกชัน" มุมมองนี้จะแสดงเนื้อหาแฟ้มแมโคร extra.dm ของคอลเลกชัน ซึ่งเป็นที่นิยามแมโครที่ใช้เฉพาะในคอลเลกชันนั้น เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแมโคร กรุณาดูบทที่ 3 แนวทางสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมกรีนสโตน

Depositor ของโปรแกรมกรีนสโตนช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มเอกสารใหม่เข้าไปในคอลเลกชันที่มีอยู่แล้วผ่านหน้าเว็บได้ ส่วนนี้จะแสดงรายละเอียดของบานหน้าต่าง Depositor Metadata ที่ซึ่งคุณสามารถระบุเขตข้อมูลเมทาดาทาที่ควรจะใช้ในการบรรยายเอกสารใหม่ของคุณที่เพิ่มเข้ามาในระบบด้วย Depositor ได้ คุณสามารถเลือกใช้ชุดเมทาดาทาใดๆ ที่สัมพันธ์กับคอลเลกชันที่มีอยู่ในปัจจุบันได้ หากไม่มีเมทาดาทาชุดอื่นนอกจาก "ชุดเมทาดาทาที่ได้จากการตัดทอนของกรีนสโตน" ที่สัมพันธ์กับคอลเลกชันนี้ ระบบจะกำหนดใช้ "ชุดเมทาดาทาของดับลินคอร์" เป็นค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Depositor ให้ดูแบบฝึกหัดสอนการใช้งานแบบออนไลน์ได้ที่ http://wiki.greenstone.org/wiki/gsdoc/tutorial/en/depositor.htm โดยภายใต้แท็บ "รูปแบบ" ให้คลิก "Depositor Metadata" บานหน้าต่าง Depositor Metadata จะแสดงรายการตรวจสอบของเขตข้อมูลเมทาดาทาที่สามารถเรียกใช้งานได้ หากมีจำนวนชุดเมทาดาทามากกว่าหนึ่งชุดที่สัมพันธ์กับคอลเลกชัน ชุดเมทาดาทาที่ใกล้เคียงกันจะแสดงขึ้นด้วยสีที่ต่างกัน หากคุณเคลื่อนเมาส์เหนือหน่วยข้อมูลย่อยของเมทาดาทา เคล็ดลับเครื่องมือจะปรากฏขึ้นพร้อมรายละเอียดของหน่วยข้อมูลนั้น ตรวจสอบเมทาดาทาที่คุณต้องการใช้ในการบรรยายเอกสารใหม่เมื่อคุณนำเข้าเอกสารใหม่ด้วย Depositor รายการแบบหล่นลงพร้อมตัวเลือกสองตัวจะปรากฎขึ้นทางขวามือหลังหน่วยข้อมูลย่อยที่ได้ทำเครื่องหมายไว้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถระบุชนิดของกล่องนำเข้าข้อมูลสำหรับหน่วยข้อมูลย่อยในหน้าเว็บได้ การระบุชนิดเป็น "text" หมายความว่า ระบบจะแสดงกล่องนำเข้าข้อมูลแบบหนึ่งบรรทัด ในขณะที่ "textarea" หมายความว่า ระบบจะแสดงกล่องนำเข้าข้อมูลแบบหลายบรรทัด กรุณาเลือกชนิดของกล่องนำเข้าที่เหมาะสมกับแต่ละเขตข้อมูล คุณจะต้องเลือกหน่วยข้อมูลย่อยของเมทาดาทาอย่างน้อยหนึ่งหน่วยข้อมูล หากมีการเลือกเพียงหนึ่งหน่วยข้อมูลย่อยในรายการ ระบบจะแสดงข้อความเตือนแบบป๊อปอัพ: เมื่อคุณเอาตัวเลือกออก

ส่วนนี้จะอธิบายคุณลักษณะของส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ที่ไม่สัมพันธ์กับมุมมองพิเศษใดๆ

ส่วนนี้จะอธิบายกล่องโต้ตอบการกำหนดลักษณะ ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ด้วยการเปิด "แฟ้ม" -> "กำหนดลักษณะ" คุณสามารถเปิดหน้าต่างกำหนดลักษณะได้ที่แท็บ"ทั่วไป" ตัวเลือกตัวแรกเป็นเขตข้อมูลข้อความสำหรับใส่ที่อยู่อีเมลของคุณ ค่านี้จะใช้สำหรับรายการเมทาดาทาคอลเลกชัน "ผู้สร้าง" และ "ผู้ดูแลระบบ" สำหรับคอลเลกชันใหม่ ตัวเลือกถัดไปเป็นรายการแบบหล่นลงของภาษาซึ่งจะเป็นภาษาที่ปรากฎในส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ ถ้าคุณเปลี่ยนพจนานุกรมด้วยการเลือกจากรายการ คุณจะต้องเริ่มต้นส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ใหม่เพื่อทำการโหลดสตริงภาษาใหม่จากพจนานุกรม ถ้าคุณได้เลือก "ดูเมทาดาทาที่ตัดทอน" แล้ว ตัวควบคุมต่างๆ ที่ทำงานเกี่ยวเนื่องกับเมทาดาทาจะแสดงเมทาดาทาทั้งหมดที่ตัดทอนออกมาจากเอกสารโดยอัตโนมัติเสมอ การไม่เลือกตัวเลือกนี้จะเป็นการซ่อนเมทาดาทาดังกล่าว (อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เมทาดาทาเหล่านี้ได้ระหว่างการออกแบบคอลเลกชัน และภายในคอลเลกชันสุดท้ายของกรีนสโตน) ถ้าคุณได้เลือก "แสดงขนาดแฟ้ม" ขนาดของแฟ้มจะแสดงขึ้นถัดจากแฟ้มแต่ละแฟ้มในพื้นที่ทำงาน และแผนภูมิแฟ้มของคอลเลกชันในมุมมอง "รวบรวม" และมุมมอง "เมทาดาทา" แท็บ"โหมด" ใช้สำหรับควบคุมระดับของรายละเอียดภายในส่วนติดต่อผู้ใช้ ในการตั้งค่าแบบต่ำสุด ซึ่งคือ"ผู้ช่วยห้องสมุด"นั้น มุมมองการออกแบบจะถูกปิดใช้งาน อาร์กิวเมนต์ที่ต้องการนิพจน์ปกติจะถูกซ่อนไว้ และกระบวนการสร้างคอลเลกชันจะสร้างแฟ้มบันทึกของเหตุการณ์อย่างสั้น ในทางกลับกัน การตั้งค่าแบบสูงสุด ซึ่งคือ "ผู้ชำนาญการ" จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงคุณลักษณะของการออกแบบทั้งหมด รวมถึงการจัดตำแหน่งปลั๊กอิน และอาร์กิวเมนต์นิพจน์ปกติ รวมทั้งอนุญาตให้มีการบันทึกผลลัพธ์แบบเต็มจากการสร้างคอลเลกชันลงในแฟ้มบันทึกด้วย เมื่อต้องการเปลี่ยนหรือตรวจทานโหมด ให้คลิกปุ่มตัวเลือกที่อยู่หน้าโหมดที่คุณต้องการ คุณสามารถตรวจทานได้อย่างรวดเร็วว่าคุณกำลังทำงานอยู่ในโหมดใดด้วยการดูแถบชื่อของส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ แท็บ"การเชื่อมต่อ"จะช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนเส้นทางไปยังเซิร์ฟเวอร์ห้องสมุดกรีนสโตนที่ทำงานในเครื่องได้ ซึ่งจะถูกใช้เมื่อแสดงตัวอย่างคอลเลกชัน แท็บการเชื่อมต่อนี้ยังช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าข้อมูลพร็อกซีสำหรับเชื่อมต่อไปยังอินเทอร์เน็ตได้ (เช่น เมื่อดาวน์โหลดแฟ้ม โดยสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ส่วน ) ให้ทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมายเพื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อพร็อกซี และให้รายละเอียดเกี่ยวกับที่อยู่โฮสต์พร็อกซีและหมายเลขพอร์ต การเชื่อมต่อจะถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณปิดกล่องโต้ตอบ "กำหนดลักษณะ" ระหว่างช่วงเวลาของเซสชัน ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์อาจแสดงข้อความเตือนเกี่ยวกับผลการกระทำที่คุณอาจจะไม่เคยเห็นมาก่อน คุณสามารถปิดการใช้งานข้อความนี้ได้ด้วยการคลิกที่กล่อง "ไม่ต้องแสดงข้อความเตือนนี้อีก" คุณสามารถเปิดใช้งานข้อความเตือนได้อีกครั้งด้วยการใช้แท็บ "คำเตือน" ให้ทำเครื่องหมายที่กล่องซึ่งอยู่หน้าข้อความเตือนที่คุณต้องการเห็นอีกครั้ง

ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์จะใช้โปรแกรมประยุกต์เฉพาะเพื่อเปิดแฟ้มชนิดพิเศษ เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนความสัมพันธ์ของแฟ้ม ให้เปิดเมนู "แฟ้ม" และคลิก "ความสัมพันธ์ของแฟ้ม…" เมื่อต้องการเพิ่มความสัมพันธ์ของแฟ้ม ให้เลือกนามสกุลแฟ้มเป้าหมายจากรายการแบบหล่นลง หรือพิมพ์นามสกุลใหม่ (โดยไม่ต้องใส่ ".") จากนั้นพิมพ์คำสั่งเพื่อเปิดใช้โปรแกรมประยุกต์ที่ต้องการในเขตข้อมูลที่เหมาะสม หรือเลือกโปรแกรมประยุกต์จากกล่องโต้ตอบ "เรียกดู" คุณสามารถใช้ "%1" ในคำสั่งเรียกใช้เพื่อแทรกชื่อของแฟ้มที่กำลังเปิดอยู่ได้ เมื่อมีการกรอกข้อมูลลงไปแล้ว ปุ่ม "เพิ่ม" จะเปิดใช้งาน และคุณสามารถคลิกเพื่อเพิ่มความสัมพันธ์ได้ เมื่อต้องการแก้ไขความสัมพันธ์ ให้เลือกนามสกุลแฟ้มที่มีอยู่ คำสั่งที่สัมพันธ์กันที่มีอยู่จะปรากฎในเขตข้อมูล "คำสั่งเรียกใช้" จากนั้นให้คุณดำเนินการแก้ไขความสัมพันธ์ แล้วคลิก "แทนที่" เมื่อต้องการเอาความสัมพันธ์ที่มีอยู่แล้วออก ให้เลือกนามสกุลของแฟ้มที่มีอยู่ และคลิก "เอาออก" ความสัมพันธ์ของแฟ้มจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์หลักของส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับบรรณารักษ์ ในแฟ้มที่ชื่อว่า "associations.xml"

โปรแกรมกรีนสโตนสามารถส่งออกเนื้อหา และ/หรือ เมทาดาทาของคอลเลกชันไปเป็นรูปแบบมาตรฐานอื่นๆ ได้ รวมทั้ง METS, DSpace และ MARCXML เมื่อต้องการส่งออกคอลเลกชันหนึ่งหรือหลายคอลเลกชัน ให้เปิดเมนู "แฟ้ม" และเลือก "ส่งออก..." คุณสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการส่งออกได้ด้วยการเลือกรูปแบบจากรายการแบบหล่นลง "ส่งออกไปยัง" จากนั้นให้กำหนดชื่อสำหรับไดเรกทอรีเป้าหมายที่คุณต้องการเก็บแฟ้มที่ส่งออก— โดยแฟ้มจะอยู่ใน <เส้นทางไปยังโปรแกรมกรีนสโตน>/tmp/exported_xxx โดย xxx เป็นชื่อที่คุณระบุไว้ ให้เลือกคอลเลกชันอย่างน้อยหนึ่งคอลเลกชันจากรายการคอลเลกชันที่มี จากนั้นคลิก "ส่งออกคอลเลกชัน" ยังมีตัวเลือกอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงกับรูปแบบอื่นๆ อีก คุณสามารถระบุแฟ้ม XSLT ซึ่งจะถูกประยุกต์ใช้กับเอกสาร XML ที่ได้จากระบบเพื่อใช้กำหนดรูปแบบผลลัพธ์ด้วยตนเอง การส่งออกไปเป็น MARCXML จะใช้แฟ้มการแมปเพื่อแมปเมทาดาทาในโปรแกรมกรีนสโตนกับเขตข้อมูล MARC แฟ้มการแมปเริ่มต้นจะแมปเฉพาะเมทาดาทาแบบดับลินคอร์เท่านั้น แต่คุณสามารถระบุแฟ้มการแมปที่กำหนดเองเพื่อใช้แทนได้

โปรแกรมกรีนสโตนสามารถส่งออกคอลเลกชันอย่างน้อยหนึ่งคอลเลกชันไปยังซีดี/ดีวีดีแบบติดตั้งเองบนระบบปฏิบัติการวินโดส์ได้ เมื่อต้องการส่งออกคอลเลกชัน ให้เปิดเมนู "แฟ้ม" และเลือก "เขียนอิมเมจซีดี/ดีวีดี" รายการของคอลเลกชันกรีนสโตนจะปรากฎขึ้น โดยคุณสามารถคลิกที่คอลเลกชันใดๆ เพื่อดูคำอธิบายได้ จากนั้นให้ทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมายของคอลเลกชันที่ต้องการส่งออก คุณสามารถใส่ชื่อซีดี/ดีวีดีในกล่อง"ชื่อซีดี/ดีวีดี" ได้โดยชื่อนี้จะปรากฎในเมนู "เริ่ม" เมื่อคุณติดตั้งซีดี/ดีวีดี คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ซีดีรอมหรือดีวีดีทำงานโดยตรงจากดิสก์ไดร์ฟ หรือให้ติดตั้งแฟ้มข้อมูลบางแฟ้มลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ จากนั้นคลิก "เขียนอิมเมจซีดี/ดีวีดี" กระบวนการนี้รวมถึงการทำสำเนาแฟ้มจำนวนมาก และอาจใช้เวลาดำเนินการสักครู่ เมื่อดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว โปรแกรมกรีนสโตนจะแสดงชื่อของโฟลเดอร์ที่บรรจุคอลเลกชันที่ส่งออก ให้ใช้อุปกรณ์เขียนซีดี/ดีวีดีเพื่อทำสำเนาเนื้อหาเหล่านี้ลงไปในซีดี/ดีวีดีเปล่า